17 Begriffe zu Vertrieb und Auftrag
Die Begriffe, mit denen ein Personaldienstleister sein Geschäft steuert: von der ersten Kundenanfrage über den Preis bis zu der Frage, was ein Einsatz tatsächlich einbringt. Wer sie sauber führt, entscheidet vor der Beschaffung, ob sich ein Auftrag trägt.
Anforderungsprofil
Ein Anforderungsprofil beschreibt, welche Qualifikationen, Erfahrungen und persönlichen Voraussetzungen eine Person für einen konkreten Einsatz mitbringen muss. Es entsteht aus dem Kundenauftrag und ist die Grundlage für Suche, Vorauswahl und Kandidatenvorstellung. Jedes Kriterium ist entweder Muss oder Kann; ohne diese Trennung wird jede Abweichung einzeln verhandelt. Beschrieben wird die Stelle, nicht die Person.
Angebotsquote
Die Angebotsquote gibt an, welcher Anteil der versendeten Kandidatenprofile zu einer positiven Rückmeldung führt, also mindestens zu einer Einladung zum Gespräch. Sie misst die Treffgenauigkeit der Vorauswahl, nicht die Eignung der Kandidaten. Ein niedriger Wert weist meist auf ein unscharfes Anforderungsprofil hin. Aussagekräftiger als die Quote selbst ist der festgehaltene Ablehnungsgrund.
Auftrag in der Zeitarbeit
Ein Auftrag in der Zeitarbeit ist die verbindliche Bestellung eines Kundenunternehmens, eine oder mehrere Arbeitskräfte für einen bestimmten Einsatz zu überlassen. Er legt Tätigkeit, Qualifikation, Einsatzort, Zeitraum, Arbeitszeitmodell und Verrechnungssatz fest und wird auf Grundlage eines Rahmenvertrags erteilt. Solange diese Angaben nicht feststehen, liegt eine Anfrage vor und kein Auftrag.
Besetzungsquote
Die Besetzungsquote gibt an, welcher Anteil der angenommenen Aufträge tatsächlich besetzt wurde. Berechnet wird sie als Verhältnis besetzter zu angenommenen Aufträgen in einem Zeitraum; abgelehnte Aufträge stehen nicht im Nenner. Sie misst die Verlässlichkeit gegenüber dem Kunden und wird erst zusammen mit der Zahl angenommener Aufträge aussagekräftig.
Bestandskundenreaktivierung
Bestandskundenreaktivierung ist die gezielte Wiederansprache von Kunden, die früher Aufträge erteilt haben und seit längerer Zeit keine mehr erteilen. Sie unterscheidet sich von der Neukundengewinnung dadurch, dass Vertragsgrundlage, Ansprechpartner und Erfahrungswerte bereits vorliegen. Ab wann ein Kunde als ruhend gilt, richtet sich nach seinem üblichen Bestellrhythmus und nicht nach einer festen Zahl.
CRM für Personaldienstleister
Ein CRM ist ein System zur Führung von Kundenbeziehungen. In der Personaldienstleistung reicht ein allgemeines CRM selten aus, weil jede Kundenanfrage sofort die Frage nach verfügbaren Kandidaten aufwirft und beide Seiten zusammen betrachtet werden müssen. Getrennte Systeme für Kunden und Kandidaten erzeugen doppelte Pflege. Entscheidend ist weniger der Funktionsumfang als die tägliche Nutzung.
Deckungsbeitrag in der Zeitarbeit
Der Deckungsbeitrag in der Zeitarbeit ist die Differenz zwischen dem Verrechnungssatz des Kunden und den direkt zurechenbaren Kosten des Einsatzes. Er sagt aus, was ein Einsatz zur Deckung der Fixkosten und zum Ergebnis beiträgt. Damit ist er die Grundlage jeder Entscheidung über Beschaffungsaufwand.
Kandidatenprofil
Ein Kandidatenprofil ist die aufbereitete Darstellung einer Person für ein Kundenunternehmen. Es fasst Qualifikation, Nachweise, relevante Erfahrung, Verfügbarkeit und Eignung für den konkreten Einsatz zusammen und beantwortet damit eine Frage: Passt diese Person zu diesem Auftrag. Versendet wird es üblicherweise ohne Namen und Kontaktdaten, damit der Kontakt nicht am Personaldienstleister vorbeiläuft.
Kundenanfrage
Eine Kundenanfrage ist die Mitteilung eines Kunden, dass Personalbedarf besteht. Sie nennt Beruf, Einsatzort, Zeitraum und Anforderungen und ist vollständig, wenn zusätzlich Ansprechpartner und Kondition feststehen. Ein Auftrag ist sie noch nicht: Dazu wird sie erst, wenn der Kunde einen vorgestellten Kandidaten annimmt. Nur getrennt geführt lassen sich beide Zustände auswerten.
Kundenhistorie
Die Kundenhistorie ist die festgehaltene Abfolge aller Vorgänge mit einem Kunden: Anfragen und ihr Ausgang, vorgestellte Kandidaten, Rückmeldungen, Absagegründe, vereinbarte Sätze und Besonderheiten des Betriebs. Sie macht Wissen unabhängig von einzelnen Personen verfügbar. Ihr Wert liegt nicht in der Vollständigkeit, sondern in wenigen wiederkehrenden Details, und sie entsteht beim Vorgang selbst.
Neukundengewinnung für Personaldienstleister
Neukundengewinnung bezeichnet den Aufbau einer Geschäftsbeziehung zu einem Unternehmen, das bisher keine Aufträge erteilt hat. In der Personaldienstleistung endet sie nicht mit dem Rahmenvertrag, sondern erst mit dem ersten erfolgreich besetzten Auftrag, denn der Rahmenvertrag verpflichtet den Kunden zu nichts. Der erste Auftrag ist meist klein und dient dem Kunden als Prüfung.
Profilversand
Der Profilversand ist die Übermittlung eines Kandidatenprofils an ein Kundenunternehmen mit dem Ziel, ein Vorstellungsgespräch oder eine direkte Besetzung zu erreichen. Er erfolgt entweder als Antwort auf einen Auftrag, wo vor allem die Geschwindigkeit zählt, oder aktiv ohne konkreten Bedarf, wo die Passung zum Kundenbetrieb entscheidet. Ohne festgehaltene Rückmeldung bleiben Ablehnungsgründe unbekannt.
Profilvertrieb
Beim Profilvertrieb bietet ein Personaldienstleister einem Kunden aktiv einen verfügbaren Kandidaten an, ohne dass eine Anfrage vorliegt. Die übliche Reihenfolge dreht sich um: erst der Kandidat, dann der Auftrag. Voraussetzung ist geprüfte Verfügbarkeit, denn angeboten wird, was tatsächlich lieferbar ist. In der Branche wird das Verfahren auch Active Placement genannt.
Rahmenvertrag
Ein Rahmenvertrag legt die allgemeinen Bedingungen der Zusammenarbeit zwischen einem Personaldienstleister und einem Kundenunternehmen fest: Konditionen, Abläufe, Haftung und Zahlungsziele für alle künftigen Einsätze. Einen konkreten Einsatz begründet er nicht, dafür wird je Überlassung ein eigener Vertrag geschlossen. Zu Aufträgen verpflichtet er den Kunden in der Regel nicht und schließt weitere Anbieter selten aus.
Sales Pipeline für Personaldienstleister
Eine Sales Pipeline ist die geordnete Übersicht aller laufenden Vertriebsgelegenheiten nach ihrem Fortschritt. In der Personaldienstleistung reicht sie vom ersten Kontakt über den Rahmenvertrag bis zum ersten besetzten Auftrag. Jede Stufe beschreibt ein prüfbares Ereignis und keine Einschätzung. Eine Gelegenheit ohne nächsten Schritt und Datum gehört nicht hinein, veraltete Einträge machen die Übersicht wertlos.
Stundenverrechnungssatz
Der Stundenverrechnungssatz ist der Betrag, den ein Personaldienstleister seinem Kunden je geleisteter Arbeitsstunde berechnet. Er ist eine Vollkostenrechnung: Entgelt des Mitarbeitenden, Lohnnebenkosten, nicht produktive Zeiten wie Urlaub, Krankheit und einsatzfreie Zeiten, anteilige Verwaltungskosten und Marge. Deshalb liegt er deutlich über dem Stundenlohn. Häufig wird er als Faktor auf den Stundenlohn dargestellt.
Vertriebssteuerung für Personaldienstleister
Vertriebssteuerung bezeichnet das planmäßige Lenken von Vertriebsaktivitäten anhand nachvollziehbarer Größen. In der Personaldienstleistung betrifft das vor allem, welche Kunden angesprochen werden, wie schnell auf Anfragen reagiert wird und welche Aufträge Vorrang bekommen. Steuerbar ist nur, was gemessen wird: Ohne festgehaltene Anfragen gibt es nichts zu steuern. Aktivität allein ist dabei kein Ziel.