Datenschutz

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1. Worum es in diesen Datenschutzinformationen geht

Mit diesen Datenschutzinformationen erläutern wir Ihnen, wie die talent360 GmbH personenbezogene Daten verarbeitet, wenn Sie:

sich für unsere Produkte oder Dienstleistungen interessieren;
eine Anfrage an uns richten oder eine Demo vereinbaren;
mit uns einen Vertrag anbahnen oder schließen;
für einen Kunden, Interessenten oder Geschäftspartner tätig sind;
unsere Produkte oder Supportleistungen nutzen;
mit uns im Rahmen einer geschäftlichen Beziehung kommunizieren.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Hierzu gehören beispielsweise Ihr Name, Ihre geschäftlichen Kontaktdaten, Ihre Position im Unternehmen und Inhalte unserer Kommunikation.

2. Verantwortlicher

Verantwortlich für die in diesen Datenschutzinformationen beschriebenen Verarbeitungen ist:

talent360 GmbH
Pappelallee 78/79
10437 Berlin
Deutschland

Telefon: +49 (0)30 5490-511-0
E-Mail: datenschutz@talent360.io
Website: https://talent360.io

3. Datenschutzbeauftragter

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

PROLIANCE GmbH / datenschutzexperte.de
Datenschutzbeauftragter
Leopoldstraße 21
80802 München
Deutschland

E-Mail: datenschutzbeauftragter@datenschutzexperte.de

4. Unsere unterschiedlichen datenschutzrechtlichen Rollen

4.1 Verarbeitung in eigener Verantwortung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in eigener Verantwortung, wenn es beispielsweise um folgende Bereiche geht:

Bearbeitung Ihrer Anfrage;
Vereinbarung und Durchführung einer Demo;
Anbahnung, Abschluss und Durchführung eines Vertrags;
Verwaltung unserer Kunden- und Geschäftspartnerbeziehungen;
Abrechnung und Buchhaltung;
geschäftliche Kommunikation;
Kundenservice und Support;
Information über vertragsrelevante Änderungen;
Produktinformationen und Werbung;
Sicherheit unserer Systeme und Benutzerkonten;
Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen;
Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Für diese Verarbeitungen ist die talent360 GmbH Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

4.2 Verarbeitung im Auftrag unserer Kunden

Wenn unsere Kunden personenbezogene Daten in unserer Software verarbeiten, handelt der jeweilige Kunde grundsätzlich als datenschutzrechtlich Verantwortlicher.

Dies betrifft insbesondere Daten von:

Bewerberinnen und Bewerbern;
Kandidatinnen und Kandidaten;
Beschäftigten;
Ansprechpartnern der Kunden;
sonstigen Personen, deren Daten ein Kunde in unserer Software verarbeitet.

Soweit talent360 diese Daten ausschließlich nach den Weisungen des Kunden verarbeitet, handeln wir als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 4 Nr. 8 und Art. 28 DSGVO.

Für diese Verarbeitung gelten der mit dem Kunden geschlossene Auftragsverarbeitungsvertrag, die dort beschriebenen technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie die jeweils aktuelle Unterauftragnehmerliste.

Der Kunde bleibt für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die Erfüllung der Informationspflichten gegenüber betroffenen Personen und die Festlegung angemessener Löschfristen verantwortlich.

5. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:

Bearbeitung von Kontakt-, Beratungs- und Demoanfragen;
Vorbereitung und Durchführung von Präsentationen und Terminen;
Anbahnung, Abschluss, Durchführung und Beendigung von Verträgen;
Einrichtung und Verwaltung von Benutzerkonten;
Bereitstellung unserer Produkte und vereinbarten Leistungen;
Bearbeitung von Support- und Serviceanfragen;
Kommunikation mit Kunden, Interessenten und Geschäftspartnern;
Verwaltung von Kontakten in unserem Kundenbeziehungsmanagement;
Dokumentation geschäftlicher Vorgänge;
Erstellung und Verarbeitung von Angeboten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen;
Zahlungsabwicklung und Buchhaltung;
Information über sicherheitsrelevante, technische oder vertragliche Änderungen;
Versand von Produktinformationen und werblicher Kommunikation, soweit hierfür eine Rechtsgrundlage besteht;
Sicherstellung von Verfügbarkeit, Stabilität und Sicherheit unserer Systeme;
Erkennung und Verhinderung von Missbrauch oder unberechtigten Zugriffen;
Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs-, Nachweis- und Auskunftspflichten;
Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen;
Nutzung optionaler Integrationen, wenn diese durch den Kunden oder einen berechtigten Nutzer aktiviert werden.

Eine Verarbeitung zu anderen, mit diesen Zwecken nicht vereinbaren Zwecken erfolgt nicht.

6. Kategorien verarbeiteter Daten

Abhängig von der Geschäftsbeziehung können wir insbesondere folgende Daten verarbeiten:

Stammdaten, insbesondere Name und Anrede;
geschäftliche Kontaktdaten, insbesondere E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Geschäftsanschrift;
Unternehmen, Abteilung, Position und berufliche Funktion;
Inhalte von Anfragen, Nachrichten und sonstiger Kommunikation;
Informationen zu gewünschten Produkten, Leistungen und Anforderungen;
Angebots-, Vertrags- und Auftragsdaten;
Abrechnungs-, Rechnungs- und Zahlungsdaten;
Termin- und Kalenderdaten;
Supportanfragen und Angaben zu deren Bearbeitung;
Angaben zu eingerichteten Benutzerkonten und Berechtigungen;
Authentifizierungs- und Verbindungsinformationen;
technische Protokoll-, Sicherheits- und Nutzungsdaten;
Informationen über aktivierte Funktionen und Integrationen;
Dokumentations- und Nachweisdaten;
Marketingpräferenzen, Einwilligungen und Widersprüche;
gegebenenfalls weitere Informationen, die Sie uns im Rahmen der Geschäftsbeziehung mitteilen.

Wir verarbeiten nur die Daten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.

7. Rechtsgrundlagen

7.1 Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen

Wenn Sie selbst unser Vertragspartner sind oder auf Ihre Anfrage hin vorvertragliche Maßnahmen durchgeführt werden, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Dies betrifft insbesondere:

Bearbeitung Ihrer konkreten Anfrage;
Erstellung eines Angebots;
Vorbereitung und Durchführung einer Demo;
Abschluss und Durchführung eines Vertrags;
Bereitstellung vereinbarter Leistungen;
Abrechnung;
Bearbeitung vertraglicher Supportanfragen.

7.2 Berechtigte Interessen

Wenn Sie für ein Unternehmen oder eine andere Organisation handeln, verarbeiten wir Ihre geschäftlichen Kontaktdaten regelmäßig auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unsere berechtigten Interessen bestehen insbesondere in:

Bearbeitung geschäftlicher Anfragen;
Anbahnung und Pflege von Geschäftsbeziehungen;
Kommunikation mit den zuständigen Ansprechpartnern;
ordnungsgemäßer Durchführung bestehender Verträge;
Dokumentation geschäftlicher Vorgänge;
effizientem Kundenservice und Support;
sicherem und stabilem Betrieb unserer Produkte und Systeme;
Verhinderung und Aufklärung von Missbrauch;
Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Wir berücksichtigen dabei Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten.

7.3 Gesetzliche Verpflichtungen

Soweit wir personenbezogene Daten verarbeiten müssen, um gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Dies betrifft insbesondere handels-, steuer-, aufsichts- und datenschutzrechtliche Pflichten sowie gesetzliche Auskunfts- und Nachweispflichten.

7.4 Einwilligung

Soweit Sie uns für einen bestimmten Zweck eine Einwilligung erteilen, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Dies kann insbesondere gelten für:

Newsletter und bestimmte werbliche Kommunikation;
bestimmte optionale Funktionen;
die Aufzeichnung eines Gesprächs oder einer Online-Demo;
weitere ausdrücklich beschriebene Verarbeitungen.

Ihre Einwilligung ist freiwillig. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die bis zum Widerruf erfolgt ist, bleibt unberührt.

7.5 Rechtsansprüche

Soweit die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse besteht in der Wahrung und Durchsetzung unserer rechtlichen Interessen.

8. Quellen der Daten

Wir erhalten personenbezogene Daten in erster Linie direkt von Ihnen, insbesondere:

über Kontakt- und Demoformulare;
per E-Mail oder Telefon;
in persönlichen oder digitalen Gesprächen;
im Rahmen der Registrierung oder Nutzung unserer Produkte;
durch Supportanfragen;
durch Verträge, Angebote und Auftragsbestätigungen;
bei der Aktivierung optionaler Funktionen oder Integrationen.

Darüber hinaus können wir personenbezogene Daten erhalten:

von Ihrem Arbeitgeber oder Ihrer Organisation;
von anderen Ansprechpartnern Ihres Unternehmens;
von Vertriebspartnern oder Vermittlern;
von Veranstaltern gemeinsamer Veranstaltungen;
aus öffentlich zugänglichen beruflichen Quellen, insbesondere Unternehmenswebsites und beruflichen Netzwerken;
aus öffentlichen Registern;
von Dienstleistern, soweit eine rechtmäßige Übermittlung an uns erfolgt.

Wenn wir Ihre Daten nicht direkt bei Ihnen erhalten, informieren wir Sie nach Maßgabe des Art. 14 DSGVO über die konkrete Herkunft, soweit keine gesetzliche Ausnahme besteht.

9. Empfänger der Daten

Innerhalb der talent360 GmbH erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese für den jeweiligen Zweck benötigen.

Hierzu können insbesondere gehören:

Vertrieb;
Customer Success und Kundenservice;
Support;
Buchhaltung und Finanzen;
Produkt- und Technikteams;
IT-Administration;
Datenschutz und Recht;
Geschäftsführung.

Darüber hinaus können wir personenbezogene Daten an folgende Kategorien von Empfängern übermitteln:

Hosting-, Cloud- und Infrastrukturanbieter;
Anbieter von Kommunikations-, E-Mail- und Videokonferenzdiensten;
Anbieter von Kundenbeziehungs-, Formular- und Terminmanagementsystemen;
IT-, Wartungs- und Sicherheitsdienstleister;
Zahlungsdienstleister und Kreditinstitute;
Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsberater;
Versand-, Telekommunikations- und Kommunikationsdienstleister;
Vertriebs- und Kooperationspartner, soweit dies für den jeweiligen Vorgang erforderlich ist;
Behörden, Gerichte und sonstige öffentliche Stellen, wenn wir zur Übermittlung verpflichtet oder berechtigt sind.

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, schließen wir mit ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

Eine Weitergabe zu eigenen Werbezwecken unbeteiligter Dritter oder ein Verkauf personenbezogener Daten erfolgt nicht.

10. Eingesetzte Dienste für Kundenbeziehungen und Kommunikation

10.1 HubSpot

Für Kontakt- und Demoformulare, Terminbuchungen, die Verwaltung von Interessenten- und Kundenkontakten sowie die Dokumentation geschäftlicher Kommunikation können wir HubSpot einsetzen.

Abhängig von unserem Vertragsverhältnis und der jeweiligen Verarbeitung können insbesondere folgende Unternehmen beteiligt sein:

HubSpot Germany GmbH
HubSpot Ireland Limited
HubSpot, Inc.
Two Canal Park
Cambridge, MA 02141
USA

HubSpot kann insbesondere folgende Daten verarbeiten:

Stammdaten und geschäftliche Kontaktdaten;
Unternehmen und berufliche Funktion;
Angaben aus Formularen;
Termin- und Kommunikationsdaten;
Informationen zum Bearbeitungsstatus;
Inhalte geschäftlicher Kommunikation;
technische Informationen zur sicheren Übermittlung.

Die Verarbeitung erfolgt zu den in diesen Datenschutzinformationen beschriebenen Zwecken und auf den jeweils genannten Rechtsgrundlagen.

Soweit HubSpot personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

10.2 Microsoft 365

Für geschäftliche E-Mail-Kommunikation, Terminabstimmungen, Kalendereinladungen, Dokumentenbearbeitung und Online-Termine nutzen wir Microsoft 365, insbesondere Outlook und Microsoft Teams.

Anbieter für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum ist:

Microsoft Ireland Operations Limited
One Microsoft Place
South County Business Park
Leopardstown
Dublin 18
Irland

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Name und geschäftliche Kontaktdaten;
Kommunikationsinhalte;
Anhänge und Dokumente;
Kalender- und Termindaten;
bei Online-Terminen Audio-, Video- und Chatdaten;
technische Verbindungs- und Sicherheitsdaten.

Wir zeichnen Online-Termine nicht ohne vorherige ausdrückliche Information und eine hierfür erforderliche Rechtsgrundlage auf.

11. Produkt-, Service- und Werbekommunikation

11.1 Erforderliche Serviceinformationen

Wir senden Ihnen Informationen, die zur Durchführung des Vertrags oder zur sicheren Nutzung unserer Produkte erforderlich sind.

Hierzu gehören beispielsweise:

sicherheitsrelevante Hinweise;
Informationen zu Störungen oder Wartungsarbeiten;
Änderungen an vereinbarten Leistungen;
vertragsrelevante Mitteilungen;
Hinweise zur Benutzer- oder Kontoverwaltung.

Diese Mitteilungen sind keine Werbung. Ihre Verarbeitung erfolgt je nach Vertragsverhältnis auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

11.2 Newsletter und sonstige Werbung

Newsletter und sonstige werbliche E-Mails versenden wir grundsätzlich nur, wenn Sie darin eingewilligt haben.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Abmeldelink in der jeweiligen E-Mail oder per E-Mail an datenschutz@talent360.io widerrufen.

11.3 Werbung gegenüber bestehenden Kunden

Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, können wir die im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung erhaltene E-Mail-Adresse für Werbung für eigene ähnliche Produkte oder Leistungen verwenden.

Dies erfolgt nur, wenn:

wir die E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit einem Verkauf erhalten haben;
wir ausschließlich für eigene ähnliche Produkte oder Dienstleistungen werben;
Sie der Verwendung nicht widersprochen haben;
wir Sie bei Erhebung der Adresse und bei jeder Verwendung klar auf Ihr kostenloses Widerspruchsrecht hinweisen.

Die wettbewerbsrechtlichen Voraussetzungen ergeben sich aus § 7 Abs. 3 UWG. Datenschutzrechtliche Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Es besteht keine pauschale Zweijahresfrist, während der ehemalige Kunden unabhängig von diesen Voraussetzungen angeschrieben werden.

11.4 Widerspruch und Sperrliste

Sie können der Verwendung Ihrer Daten für Direktwerbung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Nach Ihrem Widerspruch verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für Direktwerbung.

Wir können Ihre E-Mail-Adresse in einer Sperrliste speichern, damit wir Ihren Widerruf oder Widerspruch dauerhaft berücksichtigen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, weitere unerwünschte Zusendungen zuverlässig zu verhindern.

12. Optionale Microsoft- und Google-Integrationen

12.1 Allgemeine Hinweise

Unsere Anwendung kann auf Entscheidung des Kunden oder eines hierzu berechtigten Nutzers mit externen Diensten verbunden werden.

Eine Integration wird nur aktiviert, wenn ein berechtigter Nutzer den jeweiligen Dienst auswählt, den Authentifizierungsprozess durchführt und die angezeigten Berechtigungen freigibt.

Wir greifen nur auf solche Daten zu, die für die konkret aktivierte Funktion erforderlich und vom Nutzer beziehungsweise Kontoadministrator freigegeben sind.

Eine Aktivierung ist für die allgemeine Nutzung unserer Anwendung nicht erforderlich, soweit die jeweilige Funktion nicht ausdrücklich Bestandteil der vereinbarten Leistung ist.

12.2 Microsoft-Integrationen

Unsere Anwendung kann insbesondere mit Microsoft 365, Outlook und Microsoft Graph verbunden werden.

Dabei können – abhängig von der freigegebenen Funktion – insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Kalender-Metadaten;
Terminbezeichnungen;
Start- und Endzeiten;
beschreibende Zusatzinformationen zu Terminen;
E-Mail-Metadaten;
Inhalte ein- oder ausgehender E-Mails, soweit dies für die konkrete Funktion erforderlich ist;
Empfänger- und Absenderinformationen.

Die Verarbeitung dient insbesondere:

der Anzeige, Erstellung, Änderung oder Synchronisierung von Terminen;
dem Versand von E-Mails über das verbundene Microsoft-Konto;
der Zuordnung eingehender Kommunikation zu konkreten Vorgängen;
der funktionsbezogenen Darstellung innerhalb unserer Anwendung.

12.3 Google-Integrationen

Unsere Anwendung kann insbesondere mit Google Calendar und Gmail verbunden werden.

Dabei können – abhängig von der freigegebenen Funktion – insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Kalender-Metadaten;
Terminbezeichnungen;
Start- und Endzeiten;
beschreibende Zusatzinformationen zu Terminen;
E-Mail-Metadaten, insbesondere Absender, Empfänger, Betreff und Zeitstempel;
E-Mail-Inhalte, soweit dies für die konkret aktivierte Funktion erforderlich ist.

Die Verarbeitung dient insbesondere:

der Anzeige, Erstellung, Änderung oder Synchronisierung von Kalenderterminen;
dem Versand von E-Mails über das verbundene Google-Konto;
der Zuordnung eingehender E-Mails zu konkreten Vorgängen;
der funktionsbezogenen Darstellung innerhalb unserer Anwendung.

12.4 Umfang und Rechtsgrundlage

Der Zugriff erfolgt ausschließlich im Rahmen der freigegebenen Berechtigungen und nur in dem Umfang, der für die konkret verwendete Funktion technisch erforderlich ist.

Ein anlassloses oder umfassendes Auslesen vollständiger Postfach- oder Kalenderinhalte ohne konkreten Funktionsbezug erfolgt nicht.

Wir verwenden die über eine Integration erhaltenen Daten nicht:

für allgemeine Werbung;
zur Erstellung eigener Werbeprofile;
zur Verhaltensanalyse außerhalb der aktivierten Funktion;
zum Training allgemeiner KI-Modelle;
für einen Verkauf an Dritte.

Die Verarbeitung erfolgt je nach Nutzungssituation auf Grundlage von:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie für einen Vertrag mit der betroffenen Person erforderlich ist;
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit ein Nutzer für einen Unternehmenskunden handelt und die Verarbeitung zur Bereitstellung der vom Kunden aktivierten Funktion erforderlich ist;
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit für eine bestimmte Verarbeitung ausdrücklich eine Einwilligung eingeholt wird.

Die technische Freigabe im Rahmen eines OAuth-Verfahrens ist nicht in jedem Fall mit einer datenschutzrechtlichen Einwilligung gleichzusetzen. Maßgeblich ist die für den konkreten Zweck angegebene Rechtsgrundlage.

12.5 Widerruf und Trennung der Verbindung

Die Verbindung zu Microsoft oder Google kann jederzeit innerhalb unserer Anwendung oder über die Sicherheitseinstellungen des jeweiligen Drittanbieterkontos aufgehoben werden.

Nach Aufhebung der Verbindung:

wird die Integration nicht weiter verwendet;
werden gespeicherte Zugriffstoken deaktiviert oder gelöscht;
erfolgt kein weiterer Zugriff über die bisherige Verbindung;
werden gespeicherte Integrationsdaten gelöscht, anonymisiert oder technisch entkoppelt, sobald sie für die Funktion nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.

13. Übermittlungen außerhalb der EU und des EWR

Einige von uns eingesetzte Dienstleister oder deren Unterauftragnehmer befinden sich außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums oder verarbeiten personenbezogene Daten dort, insbesondere in den USA.

Eine Drittlandübermittlung erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.

Wir stützen solche Übermittlungen insbesondere auf:

einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, insbesondere das EU-US Data Privacy Framework bei entsprechend zertifizierten US-Unternehmen;
die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission;
ergänzende technische und organisatorische Schutzmaßnahmen;
eine gesetzlich vorgesehene Ausnahme, soweit sie im Einzelfall anwendbar ist.

Informationen oder Kopien der im Einzelfall verwendeten Garantien können Sie unter datenschutz@talent360.io anfordern.

Trotz dieser Maßnahmen kann bei einer Verarbeitung in Drittländern das Risiko bestehen, dass Behörden nach den dortigen Gesetzen auf personenbezogene Daten zugreifen und Ihre Rechte nicht in gleicher Weise durchsetzbar sind wie innerhalb der Europäischen Union.

Die im Rahmen einer Auftragsverarbeitung für unsere Kunden eingesetzten Unterauftragnehmer und die jeweiligen Verarbeitungsorte ergeben sich ergänzend aus unserer aktuellen Unterauftragnehmerliste.

14. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Insbesondere gelten folgende Grundsätze:

14.1 Anfragen und Interessentendaten

Wenn keine Geschäftsbeziehung zustande kommt, löschen oder anonymisieren wir Kontakt-, Demo- und Anfragedaten grundsätzlich zwölf Monate nach dem letzten relevanten Kontakt.

Eine längere Speicherung erfolgt, wenn:

Sie in die weitere Kommunikation eingewilligt haben;
weiterhin konkrete Gespräche über eine Zusammenarbeit stattfinden;
eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht;
die Daten für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.

14.2 Vertrags- und Kundendaten

Vertrags- und Kundendaten speichern wir für die Dauer der Geschäftsbeziehung.

Nach deren Ende speichern wir die Daten weiter, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder sie für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.

Die regelmäßige zivilrechtliche Verjährungsfrist beträgt grundsätzlich drei Jahre und beginnt regelmäßig mit dem Ende des Jahres, in dem der jeweilige Anspruch entstanden ist.

14.3 Handels- und Steuerunterlagen

Abhängig von der Art des Dokuments gelten insbesondere folgende gesetzliche Aufbewahrungsfristen:

Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und vergleichbare Unterlagen: grundsätzlich zehn Jahre;
Buchungsbelege: grundsätzlich acht Jahre;
empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich relevante Unterlagen: grundsätzlich sechs Jahre.

Eine längere Aufbewahrung kann im Einzelfall erforderlich sein, beispielsweise bei laufenden Prüfungen oder Verfahren.

14.4 Marketingdaten

Daten für Newsletter und andere einwilligungsbasierte Werbung verarbeiten wir bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung.

Nach einem Widerruf oder Widerspruch können wir Nachweisdaten für einen angemessenen Zeitraum speichern. Ihre E-Mail-Adresse kann außerdem in einer Sperrliste gespeichert werden, um weitere Zusendungen zuverlässig zu verhindern.

14.5 Technische und Sicherheitsdaten

Technische Protokoll- und Sicherheitsdaten speichern wir nur so lange, wie dies für den sicheren Betrieb, die Fehleranalyse oder die Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls erforderlich ist.

Die konkrete Dauer richtet sich nach Art und Zweck des jeweiligen Protokolls sowie dem zugrunde liegenden Sicherheitskonzept.

14.6 Auftragsverarbeitete Daten

Für personenbezogene Daten, die wir im Auftrag eines Kunden verarbeiten, gelten die Weisungen des Kunden, der Auftragsverarbeitungsvertrag und die dort vereinbarten Lösch- und Rückgaberegelungen.

15. Ihre Datenschutzrechte

Wenn die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, haben Sie insbesondere folgende Rechte:

Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO;
Berichtigung unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO;
Löschung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 17 DSGVO;
Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO;
Unterrichtung über Berichtigung, Löschung oder Einschränkung gemäß Art. 19 DSGVO;
Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen;
Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen gemäß Art. 21 DSGVO;
Widerruf erteilter Einwilligungen gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO;
Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an datenschutz@talent360.io oder an die unter Ziffer 2 und 3 genannten Kontaktdaten wenden.

Soweit wir Daten ausschließlich im Auftrag eines Kunden verarbeiten, richten Sie Ihre Anfrage bitte vorrangig an den jeweiligen Kunden. Wir leiten Anfragen, die erkennbar eine Auftragsverarbeitung betreffen, an den zuständigen Kunden weiter und unterstützen ihn nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags.

16. Widerruf einer Einwilligung

Wenn eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Den Widerruf können Sie insbesondere über einen in der jeweiligen Kommunikation bereitgestellten Abmeldelink oder per E-Mail an datenschutz@talent360.io erklären.

Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die bis zum Widerruf erfolgt ist, bleibt unberührt.

17. Widerspruchsrecht

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen.

Wir verarbeiten die betroffenen Daten anschließend nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen. Eine weitere Verarbeitung ist außerdem zulässig, wenn sie der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für Direktwerbung verarbeiten, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Nach Ihrem Widerspruch verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für Direktwerbung.

18. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt.

Sie können sich insbesondere an die Aufsichtsbehörde Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden.

Für die talent360 GmbH zuständig ist:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59–61
10555 Berlin
Deutschland

Telefon: +49 30 13889-0
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de
Website: https://www.datenschutz-berlin.de

19. Erforderlichkeit der Bereitstellung

Die Bereitstellung personenbezogener Daten erfolgt grundsätzlich freiwillig.

Bestimmte Angaben sind jedoch erforderlich, damit wir:

eine Anfrage bearbeiten;
ein Angebot erstellen;
einen Vertrag schließen oder durchführen;
ein Benutzerkonto bereitstellen;
Support leisten;
gesetzliche Pflichten erfüllen können.

Ohne die erforderlichen Daten können wir die jeweilige Anfrage oder Leistung möglicherweise nicht bearbeiten beziehungsweise bereitstellen.

20. Automatisierte Entscheidungen

Wir treffen im Zusammenhang mit Kunden-, Interessenten- und Geschäftspartnerdaten keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

Sollten wir zukünftig eine solche automatisierte Entscheidungsfindung einsetzen, informieren wir Sie zuvor gesondert über die Funktionsweise, Bedeutung und möglichen Auswirkungen und treffen die gesetzlich erforderlichen Schutzmaßnahmen.

21. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation, unbefugtem Zugriff und unbefugter Offenlegung zu schützen.

Hierzu gehören insbesondere:

verschlüsselte Datenübertragung;
verschlüsselte Speicherung sensibler Daten;
rollen- und berechtigungsbasierte Zugriffskonzepte;
Zugriffsbeschränkungen nach dem Erforderlichkeitsprinzip;
sichere Authentifizierungsverfahren;
Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge;
regelmäßige Überprüfung von Berechtigungen und Sicherheitseinstellungen;
Maßnahmen zur Sicherstellung von Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit;
Lösch- und Aufbewahrungskonzepte.

Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung und der jeweiligen Risikolage fortlaufend überprüft und angepasst.

Soweit wir personenbezogene Daten im Auftrag unserer Kunden verarbeiten, ergeben sich die für diese Verarbeitung maßgeblichen technischen und organisatorischen Maßnahmen ergänzend aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag.

22. Änderungen dieser Datenschutzinformationen

Wir aktualisieren diese Datenschutzinformationen, wenn sich unsere Geschäftsprozesse, eingesetzten Dienstleister, Produkte oder rechtlichen Anforderungen ändern.

Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung.

Stand: 28. Juli 2026

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1. Worum es hier geht

Schön, dass du dich für die talent360 GmbH interessierst.

In diesen Datenschutzinformationen erklären wir dir, wie wir mit deinen personenbezogenen Daten umgehen, wenn du dich bei uns bewirbst, mit uns über eine mögliche Zusammenarbeit sprichst oder in unseren Talentpool aufgenommen werden möchtest.

Das gilt unabhängig davon, ob du dich per E-Mail, über unsere Website, ein berufliches Netzwerk, eine Bewerbungsplattform, eine Personalvermittlung oder einen anderen vereinbarten Weg bei uns meldest.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf dich als identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Dazu gehören zum Beispiel dein Name, deine Kontaktdaten, dein Lebenslauf und Angaben zu deiner Qualifikation.

Wenn du unsere Website besuchst und dabei technische Daten, Cookies oder ähnliche Technologien verarbeitet werden, gelten zusätzlich die Datenschutzinformationen für Website-Besucher.

2. Wer für deine Daten verantwortlich ist

Verantwortlich für die Verarbeitung deiner Daten im Bewerbungsprozess ist:

talent360 GmbH
Pappelallee 78/79
10437 Berlin
Deutschland

Telefon: +49 (0)30 5490-511-0
E-Mail: datenschutz@talent360.io
Website: https://talent360.io

3. Datenschutzbeauftragter

Du erreichst unseren Datenschutzbeauftragten hier:

PROLIANCE GmbH / datenschutzexperte.de
Datenschutzbeauftragter
Leopoldstraße 21
80802 München
Deutschland

E-Mail: datenschutzbeauftragter@datenschutzexperte.de

4. Wofür wir deine Daten nutzen

Wir verarbeiten deine Daten insbesondere für folgende Zwecke:

um deine Bewerbung anzunehmen und zu prüfen
um deine fachliche und persönliche Eignung einzuschätzen
um mit dir zu kommunizieren und Gespräche zu organisieren
um den gesamten Bewerbungsprozess durchzuführen und zu dokumentieren
um über eine mögliche Einstellung zu entscheiden
um gesetzliche Pflichten zu erfüllen
um rechtliche Ansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen
um dich in unseren Talentpool aufzunehmen (nur wenn du zugestimmt hast)
um ein mögliches Arbeitsverhältnis vorzubereiten

Wir nutzen deine Daten nicht für Werbung oder andere Zwecke, die nichts mit deiner Bewerbung zu tun haben.

5. Welche Daten wir von dir verarbeiten

Je nach Bewerbung können das insbesondere sein:

Stammdaten wie Name, Adresse, Geburtsdatum
Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer
Angaben zur gewünschten Position
Lebenslauf und Bewerbungsunterlagen
Informationen zu Ausbildung, Studium, Qualifikationen und Erfahrung
Zeugnisse, Zertifikate und Arbeitsproben
Sprach- und Fachkenntnisse
Gehaltsvorstellung, Verfügbarkeit und Startdatum
Inhalte aus Gesprächen, E-Mails und sonstiger Kommunikation
Notizen und Einschätzungen aus dem Auswahlprozess
ggf. Informationen aus beruflichen Netzwerken oder Plattformen
weitere Infos, die du uns freiwillig gibst

Bitte schick uns nur Informationen, die für deine Bewerbung wirklich relevant sind.

6. Rechtsgrundlagen

6.1 Bewerbungsprozess

Wir verarbeiten deine Daten, weil sie für die Entscheidung über ein mögliches Arbeitsverhältnis erforderlich sind.

Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 88 DSGVO.

Das betrifft z. B. die Prüfung deiner Bewerbung, Gespräche mit dir und die Einstellungsentscheidung.

6.2 Einwilligung

Wenn du uns ausdrücklich zustimmst, verarbeiten wir deine Daten auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Das gilt insbesondere für die Aufnahme in unseren Talentpool oder andere Verwendungen über die konkrete Bewerbung hinaus.

Deine Einwilligung ist freiwillig. Wenn du sie nicht gibst oder widerrufst, hat das keine Nachteile für deine laufende Bewerbung.

Du kannst deine Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen.

6.3 Gesetzliche Pflichten

Wenn wir gesetzlich verpflichtet sind, Daten zu verarbeiten, tun wir das auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

6.4 Rechtliche Ansprüche

Wenn es nötig ist, um rechtliche Ansprüche zu schützen oder durchzusetzen, verarbeiten wir Daten auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse ist dabei die saubere Dokumentation des Bewerbungsprozesses und die rechtliche Absicherung.

6.5 Besondere Daten

Besondere Kategorien personenbezogener Daten sind z. B. Informationen zu Gesundheit, Behinderung, Herkunft, Religion, Weltanschauung, Gewerkschaft oder Sexualität.

Bitte teile solche Daten nur mit, wenn sie wirklich für deine Bewerbung relevant sind.

Wenn wir solche Daten verarbeiten müssen, tun wir das auf Basis von Art. 9 DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG – entweder weil es rechtlich erforderlich ist oder weil du ausdrücklich eingewilligt hast.

7. Woher wir deine Daten bekommen

Meistens direkt von dir, zum Beispiel:

über deine Bewerbung per E-Mail
über ein Formular auf unserer Website
in Bewerbungsgesprächen
über berufliche Netzwerke oder Plattformen
durch direkte Kommunikation mit dir

Manchmal auch von Dritten, z. B.:

Personalvermittlungen oder Recruiting-Dienstleistern
Referenzpersonen, wenn du zugestimmt hast
öffentlich zugänglichen beruflichen Profilen

Wenn wir deine Daten nicht direkt von dir bekommen, informieren wir dich darüber gemäß Art. 14 DSGVO.

8. Wer deine Daten sehen kann

Innerhalb von talent360 haben nur die Personen Zugriff auf deine Daten, die sie für den Bewerbungsprozess brauchen, z. B.:

People & Culture / HR
zuständige Führungskräfte
Geschäftsführung
Fachabteilungen
IT (nur wenn technisch notwendig)

Außerdem arbeiten wir mit ausgewählten Dienstleistern zusammen, z. B. für:

E-Mail- und Kommunikationstools
IT-Infrastruktur und Hosting
Bewerbungs- und Terminmanagement
Videokonferenzen
Recruiting-Tools

Diese Dienstleister sind vertraglich gebunden und dürfen deine Daten nur nach unseren Vorgaben nutzen.

Eine Weitergabe zu Werbezwecken oder ein Verkauf deiner Daten findet nicht statt.

9. Bewerbungsplattformen & Netzwerke

Wenn du dich über externe Plattformen oder Netzwerke bewirbst, gelten dort zunächst deren Datenschutzregeln.

Sobald deine Daten bei uns ankommen, sind wir für die weitere Verarbeitung verantwortlich.

10. Online-Interviews & Kommunikation

Für Kommunikation und Online-Interviews nutzen wir ggf. Microsoft 365 (z. B. Outlook und Teams).

Anbieter im EWR ist:

Microsoft Ireland Operations Limited
One Microsoft Place
South County Business Park
Leopardstown
Dublin 18
Irland

Dabei können z. B. Name, Kontaktdaten, Inhalte von Gesprächen sowie bei Online-Interviews auch Audio-, Video- und Chatdaten verarbeitet werden.

Wir zeichnen Gespräche nur auf, wenn wir dich vorher klar informieren und du zustimmst.

11. Daten außerhalb der EU

Manche Dienstleister sitzen außerhalb der EU, z. B. in den USA.

In solchen Fällen stellen wir sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau besteht, z. B. durch:

EU-Angemessenheitsbeschlüsse (z. B. Data Privacy Framework)
EU-Standardvertragsklauseln
zusätzliche Schutzmaßnahmen

Trotzdem kann es sein, dass Behörden im Ausland unter Umständen Zugriff auf Daten haben.

12. Wie lange wir deine Daten speichern

12.1 Wenn es nicht zu einer Einstellung kommt

Wenn es nicht klappt, löschen wir deine Daten in der Regel spätestens 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsprozesses.

Länger speichern wir nur, wenn:

du zugestimmt hast
wir gesetzlich dazu verpflichtet sind
es für rechtliche Ansprüche nötig ist

12.2 Talentpool

Wenn du zustimmst, speichern wir deine Daten im Talentpool für 12 Monate.

Du kannst deine Einwilligung jederzeit widerrufen.

Danach löschen wir deine Daten, sofern keine andere Grundlage besteht.

12.3 Wenn du eingestellt wirst

Wenn du bei uns startest, übernehmen wir deine Daten in deine Personalakte. Danach gelten die Regeln für Beschäftigte.

13. Ob du Daten bereitstellen musst

Du entscheidest selbst, welche Daten du uns gibst.

Ohne die notwendigen Informationen können wir deine Bewerbung aber möglicherweise nicht bearbeiten.

14. Automatisierte Entscheidungen

Wir treffen keine rein automatisierten Entscheidungen über deine Bewerbung.

Menschen entscheiden bei uns über jede Bewerbung.

15. Deine Rechte

Du hast jederzeit folgende Rechte:

Auskunft über deine Daten
Berichtigung
Löschung
Einschränkung der Verarbeitung
Datenübertragbarkeit
Widerspruch
Widerruf einer Einwilligung
Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde

Du erreichst uns dafür unter: datenschutz@talent360.io

16. Widerruf deiner Einwilligung

Wenn du uns eine Einwilligung gegeben hast, kannst du sie jederzeit widerrufen.

Schreib uns einfach an datenschutz@talent360.io.

17. Widerspruch

Wenn wir deine Daten auf Basis eines berechtigten Interesses verarbeiten, kannst du jederzeit widersprechen.

18. Beschwerderecht

Du kannst dich bei einer Datenschutzbehörde beschweren, wenn du denkst, dass etwas nicht korrekt läuft.

Zuständig für uns ist:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59–61
10555 Berlin
Deutschland

Website: https://www.datenschutz-berlin.de

19. Datensicherheit

Wir schützen deine Daten mit passenden technischen und organisatorischen Maßnahmen, z. B.:

verschlüsselte Übertragung
Zugriff nur für berechtigte Personen
sichere Passwörter und Authentifizierung
regelmäßige Sicherheitsprüfungen
Lösch- und Aufbewahrungskonzepte

20. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzinformationen an, wenn sich Prozesse oder rechtliche Anforderungen ändern.

Es gilt immer die aktuelle Version auf unserer Website.

Stand: 28. Juli 2026

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