18 Begriffe zu Betrieb und Abrechnung
Begriffe aus dem operativen Alltag der Personaldienstleistung: Arbeitszeitkonto, Disposition, Einsatzplanung und was daran hängt. Diese Gruppe ist rein erklärend und enthält bewusst keinen Produktbezug. Sie beantwortet, wie ein Einsatz nach der Besetzung tatsächlich läuft und abgerechnet wird.
Arbeitszeiterfassung
Arbeitszeiterfassung bedeutet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit festzuhalten. In der Zeitarbeit fällt sie an zwei Stellen an. Beim Kunden, in dessen Betrieb gearbeitet wird. Und beim Personaldienstleister, der Arbeitgeber ist. Beide Seiten brauchen dieselben Zahlen, erfassen sie aber oft in getrennten Systemen.
Arbeitszeitkonto
Ein Arbeitszeitkonto dokumentiert zulässige Zeitguthaben und Zeitschulden gegenüber der vereinbarten Arbeitszeit. Welche Buchungen und Ausgleichszeiträume erlaubt sind, richtet sich nach den wirksamen vertraglichen und tariflichen Regelungen. Fehlende Kundeneinsätze dürfen nicht automatisch als Minusstunden auf Beschäftigte verlagert werden: Das Beschäftigungsrisiko trägt der Verleiher. Der Kontostand muss nachvollziehbar sein.
Betriebsstätte
Eine Betriebsstätte ist eine feste Einrichtung, in der ein Unternehmen dauerhaft tätig ist. In der Personaldienstleistung ist der Begriff sowohl für die eigenen Niederlassungen als auch für die Einrichtungen der Kundenunternehmen von Bedeutung. Vom Einsatzort ist er zu trennen, an dem tatsächlich gearbeitet wird. Die Abgrenzung fällt je nach Rechtsgebiet unterschiedlich aus.
Disposition und Disponent
Disposition bezeichnet in der Personaldienstleistung die laufende Zuordnung von Mitarbeitenden zu Kundeneinsätzen. Der Disponent hält Kundenkontakt, prüft Verfügbarkeiten, besetzt Einsätze, reagiert auf kurzfristige Ausfälle und ist häufig zugleich Ansprechpartner für Mitarbeitende und Kunden. Hier entscheidet sich, ob ein Auftrag besetzt wird.
Einsatz in der Zeitarbeit
Ein Einsatz ist die konkrete Tätigkeit einer überlassenen Person bei einem Kundenunternehmen über einen bestimmten Zeitraum. Er beginnt mit dem ersten tatsächlichen Arbeitstag und endet mit dem letzten, unabhängig davon, ob das Arbeitsverhältnis mit dem Verleiher fortbesteht. Eine Person kann mehrere Einsätze nacheinander haben. Beginn und Ende bestimmen Fristen und gehören taggenau erfasst.
Einsatzort
Der Einsatzort ist der Ort, an dem eine überlassene Person tatsächlich arbeitet. Er kann von der Betriebsstätte des Kundenunternehmens abweichen, etwa bei Montage oder wechselnden Baustellen, und sich auch während eines Einsatzes ändern. Je nach Tarifwerk und Vertrag können Fahrtkosten, Zuschläge oder Erstattungen daran hängen. Für Bewerbende zählt vor allem die Erreichbarkeit.
Einsatzplanung
Einsatzplanung bezeichnet die vorausschauende Zuordnung von Mitarbeitenden zu Kundeneinsätzen über einen längeren Zeitraum. Sie berücksichtigt Qualifikationen, Verfügbarkeit, Arbeitszeitmodelle, Einsatzorte sowie gesetzliche und tarifliche Grenzen, die Planungsgrößen sind und keine nachgelagerte Prüfung. Anders als die Schichtplanung eines Betriebs führt sie mehrere Kunden mit eigenen Anforderungen zusammen und entscheidet über die Auslastung.
Einsatzwechseltätigkeit
Einsatzwechseltätigkeit beschreibt eine Beschäftigung, bei der ein Mitarbeitender seine Arbeit nicht an einem festen Ort verrichtet, sondern an wechselnden Einsatzstellen. In der Zeitarbeit ist das der Regelfall: Der Mitarbeitende ist beim Personaldienstleister angestellt und arbeitet nacheinander bei verschiedenen Kunden. Der Einsatzort wechselt, der Arbeitgeber bleibt derselbe. Fahrtkosten und Erreichbarkeit hängen am jeweiligen Einsatzort.
Entgeltabrechnung in der Zeitarbeit
Die Entgeltabrechnung in der Zeitarbeit ermittelt für jeden Monat das Entgelt eines überlassenen Mitarbeitenden. Sie stützt sich auf die geleisteten Stunden aus dem Einsatz, die tarifliche Entgeltgruppe, Zuschläge für Schicht und Mehrarbeit sowie auf einsatzbezogene Bestandteile wie Branchenzuschläge. Anders als bei einem Betrieb mit festem Stammpersonal ändert sich die Grundlage mit jedem Einsatz.
Iststunden
Iststunden sind die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden einer Person in einem Zeitraum. Sie werden erfasst und vom Einsatzbetrieb bestätigt und bilden die Grundlage sowohl für die Entgeltabrechnung als auch für die Rechnung an den Kunden. Ohne bestätigten Nachweis verzögert sich beides. Die Differenz zu den Sollstunden landet auf dem Arbeitszeitkonto.
Lohnfaktor in der Zeitarbeit
Der Lohnfaktor ist das Verhältnis zwischen dem Stundenverrechnungssatz gegenüber dem Kunden und dem Stundenlohn der eingesetzten Person. Er drückt aus, mit welchem Vielfachen des Lohns kalkuliert wird, und muss mehr abdecken als den Lohn selbst: Lohnnebenkosten, Urlaub und Feiertage, Ausfallzeiten, Verwaltungskosten und die angestrebte Marge. Die Anteile sind betriebsindividuell.
Minusstunden
Minusstunden sind zulässig gebuchte Zeitschulden auf einem Arbeitszeitkonto. Eine Abweichung von der vereinbarten Arbeitszeit ist nicht automatisch eine solche Zeitschuld. Fehlt in der Zeitarbeit ein Kundeneinsatz, trägt grundsätzlich der Verleiher das Beschäftigungsrisiko; daraus dürfen nicht pauschal Minusstunden für Beschäftigte entstehen. Entscheidend sind Ursache und wirksame vertragliche sowie tarifliche Regelungen.
Nichteinsatzzeit
Nichteinsatzzeit ist die Zeit, in der eine beim Personaldienstleister angestellte Person keinem Kundeneinsatz zugeordnet ist, das Arbeitsverhältnis aber besteht. Das Entgelt wird weitergezahlt, ohne dass eine Abrechnung gegenüber einem Kunden erfolgt. Sie entsteht durch Lücken zwischen zwei Einsätzen, vorzeitige Beendigungen und Einstellungen ohne Anschlusseinsatz. Von Urlaub und Krankheit ist sie zu unterscheiden.
Produktivstunden
Produktivstunden sind die Arbeitsstunden, die einem Kundeneinsatz zugeordnet und dem Kunden in Rechnung gestellt werden. Sie unterscheiden sich von den bezahlten Stunden, die auch Urlaub, Krankheit, Feiertage, Schulungen und einsatzfreie Zeit umfassen. Bezahlte Stunden sind deshalb immer mehr als produktive. Das Verhältnis beider Größen bestimmt die Kalkulationsgrundlage.
Schichtmodell
Ein Schichtmodell legt fest, in welchen Zeitfenstern in einem Betrieb gearbeitet wird und wie die Mitarbeitenden darauf verteilt sind. In gewerblichen Einsätzen sind Frühschicht, Spätschicht, Nachtschicht sowie Zwei- und Dreischichtbetrieb üblich. Für einen überlassenen Mitarbeitenden bestimmt das Modell Verdienst, Anfahrt und Vereinbarkeit mit dem Privatleben.
Sollstunden
Sollstunden sind die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit einer Person in einem Zeitraum, meist je Monat. Sie ergeben sich aus dem Arbeitsvertrag in Verbindung mit dem anwendbaren Tarifwerk und bilden den Bezugspunkt für die Führung eines Arbeitszeitkontos. Die Differenz zu den tatsächlich geleisteten Iststunden ergibt Plus- oder Minusstunden.
Stundennachweis
Der Stundennachweis dokumentiert, wie viele Stunden ein überlassener Mitarbeitender in einem Zeitraum bei einem Kunden gearbeitet hat. Er wird vom Mitarbeitenden geführt und vom Kunden bestätigt. Er ist die gemeinsame Grundlage für die Entgeltabrechnung und für die Rechnung an den Kunden.
Tarifvertrag Zeitarbeit
Das Tarifwerk der Zeitarbeit regelt Entgelt, Arbeitszeit und weitere Arbeitsbedingungen für Beschäftigte in der Arbeitnehmerüberlassung. Es besteht aus einem Entgeltrahmen mit Entgeltgruppen, regional differenzierten Entgelttabellen und ergänzenden Branchenzuschlagstarifverträgen für einzelne Einsatzbranchen. Wer die Stufe falsch ansetzt, kalkuliert über Monate falsch.