18 Begriffe zu Recruiting und Kandidat
Die Begriffe rund um Beschaffung, Qualifizierung und Bestand. Dazu die Kennzahlen, an denen sich messen lässt, ob beides funktioniert. Wer hier sauber trennt, sieht früh, ob eine Anfrage am Recruiting hängt oder an der Vorqualifizierung. Beides braucht andere Maßnahmen.
Active Sourcing
Active Sourcing bezeichnet die aktive Suche und direkte Ansprache von Personen, die sich nicht beworben haben. Der Betrieb geht auf mögliche Kandidaten zu, statt auf Bewerbungen zu warten; Grundlage sind meist berufliche Netzwerke oder eigene Datenbestände. Der Aufwand lohnt sich bei knappen Qualifikationen, bei ausreichendem Bewerbungsaufkommen dagegen selten. Die erste Nachricht entscheidet.
Bewerberkommunikation
Bewerberkommunikation umfasst jeden Austausch zwischen Personaldienstleister und Bewerbenden vom Eingang der Bewerbung bis zur Entscheidung. Dazu gehören Eingangsbestätigung, Rückfragen, Terminabsprachen, Zwischenstände und Absagen. Geschwindigkeit wirkt dabei stärker als Ausführlichkeit: Eine kurze schnelle Antwort erreicht mehr als eine lange späte. Der Kanal muss zur Zielgruppe passen, nicht zur Gewohnheit des Betriebs.
Bewerbermanagement
Bewerbermanagement bezeichnet die geordnete Bearbeitung eingehender Bewerbungen von der Erfassung über die Vorauswahl bis zur Entscheidung. Es umfasst Kommunikation, Statusführung, Dokumentation und die fristgerechte Löschung nicht mehr benötigter Daten. Damit ist es ein Teil des Recruitings und nicht dessen Gesamtheit: Für Personaldienstleister fehlt die Auftragsseite, auf die hin besetzt wird.
Bewerberreaktivierung
Bewerberreaktivierung bezeichnet die erneute Ansprache von Personen, die sich früher beworben haben und damals nicht besetzt wurden. Sie setzt voraus, dass die Daten zulässig gespeichert sind und eine Rechtsgrundlage für die Ansprache besteht, üblicherweise eine dokumentierte und widerrufbare Einwilligung. Weil kein Mediabudget anfällt, ist der eigene Bestand der günstigste Kanal.
Bewerbervorqualifizierung
Bewerbervorqualifizierung bedeutet, die entscheidenden Eignungskriterien bereits im Moment der Bewerbung zu erheben statt beim späteren Sichten. In gewerblichen Berufen sind das üblicherweise vier bis sechs Angaben: Verfügbarkeit, Erreichbarkeit, Mobilität, Schichtbereitschaft, Nachweise und Sprachniveau. Verschoben wird damit die Erhebung, nicht die Entscheidung. Ohne erhobene Kriterien funktioniert kein Abgleich mit Kundenanfragen.
Bewerbungsabbruch
Ein Bewerbungsabbruch liegt vor, wenn eine Person den Bewerbungsvorgang beginnt und nicht abschließt. Er unterscheidet sich vom Nichtbewerben dadurch, dass Interesse bestand und erst im Ablauf verloren ging. Häufige Ursachen sind Formularlänge, Pflichtfelder und ein erzwungener Dateiupload. Sichtbar wird der Abbruch nur, wenn Beginn und Abschluss des Vorgangs getrennt gezählt werden.
Candidate Journey
Die Candidate Journey beschreibt den Weg einer Person vom ersten Kontakt mit einem Arbeitgeber bis zur Entscheidung, aus Sicht des Kandidaten. Sie umfasst alle Berührungspunkte, auch solche außerhalb des eigentlichen Bewerbungsverfahrens; selbst eine ausbleibende Antwort ist einer. In der Zeitarbeit kommt eine Erklärstufe hinzu: wer nach der Bewerbung eigentlich Arbeitgeber wird.
Cost per Hire
Cost per Hire bezeichnet die Kosten je Besetzung: Beschaffungskosten geteilt durch die Besetzungen im selben Zeitraum. Vollständig gerechnet umfasst die Kennzahl nicht nur das eingesetzte Mediabudget, sondern auch den internen Aufwand für Sichtung, Kontaktaufnahme, Interview und Koordination, bewertet mit dem internen Stundensatz. Ohne diesen Anteil fällt sie systematisch zu niedrig aus.
CV-Parsing
CV-Parsing bezeichnet das automatische Auslesen von Lebensläufen und deren Überführung in strukturierte Datenfelder wie Qualifikation, Berufserfahrung und Zeiträume. Es ersetzt das manuelle Abtippen, nicht die inhaltliche Prüfung: Jedes ausgelesene Feld bleibt ein Vorschlag, bis ein Mensch es bestätigt. Die Erkennungsqualität hängt stark vom Dateiformat ab und ist bei Fotos deutlich niedriger.
Matching
Matching bezeichnet den automatischen Abgleich zwischen den Anforderungen einer Kundenanfrage und den Merkmalen verfügbarer Kandidaten. Es liefert eine begründete Vorschlagsliste, keine Entscheidung. Grundlage sind strukturierte Daten: einheitliche Berufsbezeichnungen, Qualifikationen, Verfügbarkeit und Einsatzort. Fehlt die Struktur, bleibt der bezahlte Bestand unsichtbar.
Muss- und Kann-Kriterien
Muss-Kriterien sind Voraussetzungen, ohne die eine Person für einen Einsatz nicht in Frage kommt. Kann-Kriterien sind wünschenswerte Merkmale, deren Fehlen die Eignung nicht ausschließt; sie bestimmen die Reihenfolge und nicht die Ablehnung. Die Trennung wird schriftlich vor Beginn der Suche festgelegt. Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz setzt dabei Grenzen.
Qualifikationsprofil
Ein Qualifikationsprofil erfasst die vorhandenen Fähigkeiten, Abschlüsse, Nachweise und Erfahrungen einer Person in strukturierter Form. Es gehört zur Person und nicht zu einem Auftrag und dient als Grundlage für die Suche im eigenen Bestand. Nachweise mit Ablaufdatum gehören mit Datum erfasst, und ohne einheitliche Bezeichnungen ist der Bestand nicht durchsuchbar.
Recruiting Funnel
Der Recruiting Funnel beschreibt den Weg vom ersten Kontakt bis zur Besetzung in aufeinanderfolgenden Stufen. Jede Stufe hat weniger Personen als die vorherige, wodurch sichtbar wird, an welcher Stelle Kandidaten verloren gehen. Er zeigt damit nicht, wie viele kommen, sondern wo sie abspringen. Ohne laufend festgehaltene Stufenwechsel bleibt nur eine Endzahl.
Recruiting-Automatisierung
Recruiting-Automatisierung bezeichnet das regelbasierte Auslösen wiederkehrender Schritte im Bewerbungsverfahren, etwa Eingangsbestätigungen, Erinnerungen an fehlende Unterlagen, Terminvorschläge, Statuswechsel oder das Auslesen von Dokumenten. Bewertende Entscheidungen bleiben davon ausgenommen: Die Beurteilung der Eignung und die Absage brauchen eine menschliche Prüfung. Automatisiert wird, was immer gleich abläuft.
Source of Hire
Source of Hire gibt an, über welchen Kanal eine besetzte Person gewonnen wurde. Die Kennzahl ordnet Besetzungen ihrer Herkunft zu und macht sichtbar, welche Kanäle tatsächlich zu Einstellungen führen und nicht nur zu Bewerbungen. Die Zuordnung bleibt unscharf, weil Menschen eine Anzeige auf einem Kanal sehen und über einen anderen Weg kommen.
Talentpool
Ein Talentpool ist der strukturierte Bestand an Kandidaten, die bereits Kontakt zu einem Unternehmen hatten und für künftige Aufträge erneut angesprochen werden können. Er unterscheidet sich von einer Bewerberdatenbank dadurch, dass Verfügbarkeit und Erreichbarkeit laufend gepflegt werden. Nicht durch die Zahl der gespeicherten Profile.
Time to fill
Time to fill misst die Zeit von der Entstehung eines Personalbedarfs bis zur Besetzung. In der Personaldienstleistung beginnt die Zählung üblicherweise mit dem Eingang der Kundenanfrage und endet mit der Zusage des Kunden zu einem vorgestellten Kandidaten. Ohne festgelegten Start- und Endpunkt ist die Kennzahl nicht vergleichbar. Aussagekräftig ist der Median je Berufsgruppe.
Time to Hire
Time to Hire misst die Zeit vom ersten Kontakt mit einer später eingestellten Person bis zu deren Zusage. Sie beschreibt die Geschwindigkeit des Auswahlverfahrens, nicht die Dauer der gesamten Besetzung: Time to Fill beginnt beim Auftrag, Time to Hire beim Kandidaten. Der zweite Wert liegt immer innerhalb des ersten.