Ergänzende Vertragsbedingungen talent.Flow

Fassung 3.2 · Stand: 21. September 2026

(1) Diese Produktbedingungen talent.Flow („Produktbedingungen talent.Flow“) gelten ergänzend zu den allgemeinen Nutzungsbedingungen der talent360 GmbH („Nutzungsbedingungen“), sofern du mindestens ein kostenpflichtiges talent.Flow Modul nutzt.

(2) talent.Flow ist ein Modul der talent360-Plattform zur digitalen Abbildung und Steuerung von Recruiting-, Bewerber- und – soweit vorgesehen – vertriebsnahen Prozessen.

(3) Der konkrete Leistungsumfang, die gebuchten Module, Nutzerkontingente, Laufzeiten, Preise sowie etwaige Zusatzleistungen ergeben sich ausschließlich aus der jeweiligen Auftragsbestätigung („AB“).

(4) Im Falle von Widersprüchen gilt folgende Rangfolge:

  • a) Auftragsbestätigung („AB“),
  • b) ergänzende API-Nutzungsbedingungen, soweit du die talent360 REST-API oder Webhooks nutzt,
  • c) diese Produktbedingungen talent.Flow,
  • d) Service- und Zusatzleistungsbedingungen („Servicevereinbarung“),
  • e) allgemeine Nutzungsbedingungen.

In datenschutzrechtlichen Belangen geht der Auftragsverarbeitungsvertrag den unter a) bis e) genannten Dokumenten vor. Diese Rangfolge ist mit § 1 (4) der allgemeinen Nutzungsbedingungen identisch.

(5) Sofern eine Leistung nicht ausdrücklich in der AB geregelt ist, besteht kein Anspruch auf deren Erbringung.

(1) talent.Flow ist eine cloudbasierte Softwarelösung zur digitalen Abbildung und Steuerung von Recruiting-, Vertriebs- und Kundenprozessen. Die Plattform unterstützt insbesondere Personaldienstleister und vergleichbare Unternehmen bei der Verwaltung von Stellenanzeigen, Bewerbungen, Kandidatenprofilen, Kundenbeziehungen sowie zugehörigen Kommunikations- und Prozessabläufen.

(2) Je nach gebuchtem Modul und vereinbartem Leistungsumfang kann talent.Flow insbesondere folgende Funktionen umfassen:

  • Verwaltung von Stellenanzeigen und Kandidatenprofilen
  • Bewerbermanagement (ATS-Funktionalitäten)
  • Kunden- und Interessentenverwaltung (CRM-Funktionalitäten)
  • Verwaltung von Vertriebsaktivitäten, Anfragen und Kundenkommunikation
  • Mehrmandanten- oder Niederlassungsstrukturen
  • Nutzer- und Rollenverwaltung
  • Reporting- und Analysefunktionen
  • Messaging-Funktionen (z. B. E-Mail, SMS, WhatsApp oder vergleichbare Kanäle)
  • Anbindung externer Systeme über Schnittstellen (z. B. Branchensoftware, Kommunikationsanbieter oder weitere Integrationen)
  • API-Zugänge und Datenexporte

(3) Der konkrete Funktionsumfang richtet sich ausschließlich nach der jeweils gebuchten Modulstruktur und der Auftragsbestätigung. Ein Anspruch auf bestimmte Funktionen besteht nur, soweit diese ausdrücklich vereinbart wurden.

(4) Wir entwickeln talent.Flow kontinuierlich weiter. Dabei können wir Funktionen anpassen, erweitern oder technisch verändern, sofern der wesentliche Leistungscharakter und die grundsätzliche Nutzbarkeit der gebuchten Leistungen erhalten bleiben.

(5) Informationen, Hilfestellungen oder Funktionsbeschreibungen im Hilfecenter (help.talent360.io) dienen deiner Unterstützung und Erläuterung einzelner Funktionen. Sie werden nicht Vertragsbestandteil, sofern sie nicht ausdrücklich in einer AB oder diesen Produktbedingungen vereinbart wurden.

(1) Mit Bestätigung der AB erhältst du ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares und zeitlich auf die Laufzeit des Nutzungsvertrags beschränktes Recht, die gebuchten talent.Flow Module für interne Geschäftszwecke zu nutzen.

(2) Die Anzahl der Nutzerlizenzen, Niederlassungen, Stellen oder sonstiger Nutzungseinheiten ergibt sich aus der AB.

(3) Während der Vertragslaufzeit kannst du unter anderem zusätzliche Nutzer, Niederlassungen oder Stellenkontingente direkt innerhalb der Plattform hinzubuchen, sofern die Plattform dies vorsieht. Eine gesonderte Auftragsbestätigung ist hierfür nicht erforderlich. Die jeweilige Buchung wird mit Bestätigung innerhalb der Plattform verbindlich.

(4) Neu gebuchte Nutzungseinheiten gelten für die verbleibende Vertragslaufzeit und sind sofort zur Zahlung fällig.

(5) Eine Reduzierung des bestätigten Mindestkontingents während der laufenden Vertragsperiode ist grundsätzlich nicht möglich, sofern in der AB nichts Abweichendes geregelt ist.

(6) Bereits gezahlte Vergütungen sind nicht erstattungsfähig, sofern nicht zwingende gesetzliche Vorschriften etwas anderes vorsehen.

(1) talent.Flow kann durch Add-ons oder Messaging-Produkte erweitert werden.

(2) Der Erwerb solcher Zusatzleistungen erfolgt – soweit vorgesehen – direkt innerhalb der Plattform. Mit Abschluss der Buchung bestätigst du die jeweils angezeigten Konditionen.

(3) Abrechnungsrelevant ist die monatliche Abschlussrechnung. Anzeigen oder Verbrauchsstände innerhalb der Plattform dienen der Orientierung, stellen jedoch keine verbindliche Abrechnungsgrundlage dar.

(4) Wir bemühen uns, Verbrauchswerte möglichst aktuell darzustellen. Maßgeblich bleibt jedoch die tatsächlich abgerechnete Nutzung gemäß Monatsabrechnung.

(1) Soweit der API-Zugang in deinem gebuchten Paket enthalten oder wirksam hinzugebucht ist, kann talent.Flow über die talent360 REST-API und Webhooks mit eigenen Systemen oder Drittsystemen verbunden werden.

(2) Sobald du die REST-API oder Webhooks aktivierst, konfigurierst oder nutzt, gelten ergänzend die API-Nutzungsbedingungen in ihrer wirksam einbezogenen Fassung. Die technische Dokumentation ist unter https://api-doc.talent360.io abrufbar.

(3) Technische Einzelheiten, Fair Use, Credentials, Änderungen, Webhooks, Support, Verfügbarkeit, Sperrung und API-spezifische Haftung richten sich nach den API-Nutzungsbedingungen. Andere optionale Drittanbieter-Integrationen werden ausschließlich in § 6 geregelt.

(1) talent.Flow kann optionale Verbindungen zu Diensten Dritter bereitstellen, insbesondere zu E-Mail-, Kalender-, Kommunikations- oder Branchensoftware-Anbietern. Diese Integrationen sind keine talent360 REST-API oder Webhooks im Sinne der API-Nutzungsbedingungen.

(2) Eine optionale Integration wird nur durch einen hierzu berechtigten Nutzer aktiviert. Du stellst sicher, dass der Nutzer das verbundene Konto verwenden, die angezeigten Berechtigungen erteilen und die darüber verarbeiteten Daten für den vorgesehenen Zweck rechtmäßig verarbeiten darf. Eine technische Freigabe im Rahmen eines Autorisierungsverfahrens ersetzt keine erforderliche datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage oder Information betroffener Personen.

(3) Du bleibst für Inhalte, Empfänger, Termine, Konfigurationen sowie die Rechtmäßigkeit, Richtigkeit und Vollständigkeit der über eine Integration verarbeiteten Daten verantwortlich. Du kontrollierst geschäftskritische Nachrichten, Termine und Synchronisationen angemessen und meldest erkennbare Fehler unverzüglich. Eine Integration ersetzt keine eigene Ausgangs-, Zustell- oder Kalenderkontrolle.

(4) Funktionsumfang und Verfügbarkeit hängen von den technischen Möglichkeiten und Vorgaben des jeweiligen Drittanbieters ab. Wir gewährleisten deshalb insbesondere keine dauerhafte Verfügbarkeit, unveränderte Berechtigungsmodelle, Echtzeit-Synchronisierung, bestimmte Zustellzeiten oder erfolgreiche Verarbeitung im Drittsystem.

(5) Wir dürfen eine Integration anpassen, einschränken, vorübergehend aussetzen oder einstellen, wenn der Drittanbieter seine Schnittstelle, Bedingungen oder Sicherheitsanforderungen ändert, den Zugriff beschränkt oder beendet oder wenn dies aus Sicherheits-, Rechts- oder Missbrauchsgründen erforderlich ist.

(6) Du und deine berechtigten Nutzer können eine Verbindung über die vorgesehenen Funktionen oder beim Drittanbieter aufheben. Wir dürfen sie bei Sicherheitsrisiken, widerrufenen Berechtigungen oder Missbrauch vorsorglich trennen. Nach der Trennung erfolgen keine weiteren Zugriffe über die bisherige Verbindung. Der Umgang mit Tokens und nicht mehr erforderlichen Integrationsdaten richtet sich nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag und der Datenschutzerklärung.

(7) Für sämtliche Inhalte, Daten und personenbezogenen Informationen, die du innerhalb von talent.Flow erfasst, speicherst, verarbeitest oder über Integrationen übermittelst oder abrufst, bleibst du datenschutzrechtlich und inhaltlich verantwortlich. Die Verarbeitung durch talent360 erfolgt im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben und des Auftragsverarbeitungsvertrags.

(1) Für die Nutzung von talent.Flow stellst du sicher, dass in deiner Organisation die erforderlichen technischen Voraussetzungen erfüllt sind. Hierzu zählen insbesondere eine stabile und ausreichend dimensionierte Internetverbindung sowie die Nutzung aktueller, marktüblicher Browser-Versionen (z. B. Google Chrome oder Mozilla Firefox).

(2) Du trägst innerhalb deiner Organisation die Verantwortung für eine dem Stand der Technik entsprechende IT-Sicherheitsumgebung. Dies umfasst insbesondere:

  • die Vergabe und regelmäßige Aktualisierung sicherer Passwörter,
  • den Einsatz geeigneter Schutzmechanismen gegen Schadsoftware (z. B. aktuelle Antivirenprogramme),
  • die Einrichtung angemessener Zugriffsbeschränkungen und Rollenmodelle für Nutzerkonten,
  • die Nutzung sicherer Netzwerke und – insbesondere bei Zugriffen aus öffentlichen Netzwerken – geeigneter Schutzmaßnahmen (z. B. VPN-Verbindungen),
  • die ordnungsgemäße Verwaltung und Sperrung von Zugängen beim Ausscheiden von Mitarbeitenden.

(3) Du stellst sicher, dass Zugangsdaten vertraulich behandelt und nicht zwischen mehreren Personen geteilt werden. Eine Mehrfachnutzung einzelner Nutzerkonten durch unterschiedliche Personen ist unzulässig, sofern dies nicht ausdrücklich vorgesehen ist.

(4) Einschränkungen, Sicherheitsvorfälle oder Funktionsbeeinträchtigungen, die auf unzureichende technische Voraussetzungen, unsichere IT-Infrastruktur oder organisatorische Versäumnisse in deiner Sphäre zurückzuführen sind, fallen nicht in unseren Verantwortungsbereich.

(5) Wir sind berechtigt, bei erkennbaren Sicherheitsrisiken geeignete Schutzmaßnahmen zu ergreifen, einschließlich der vorübergehenden Einschränkung einzelner Zugänge, sofern dies zur Sicherung der Plattform oder zur Abwehr konkreter Gefahren erforderlich ist.

(1) Nach Bereitstellung von talent.Flow prüfst du die Software im Rahmen des Zumutbaren unverzüglich auf erkennbare Mängel oder wesentliche Abweichungen von der vertraglich vereinbarten Beschaffenheit.

(2) Erkennbare Mängel zeigst du uns bitte unverzüglich in Textform unter nachvollziehbarer Beschreibung der Beeinträchtigung an. Unterbleibt eine solche Anzeige, gilt die Leistung hinsichtlich des erkennbaren Mangels als genehmigt, es sei denn, es handelt sich um einen Mangel, der bei sorgfältiger Prüfung nicht erkennbar war.

(3) Mängel, die erst später erkennbar werden, sind unverzüglich nach ihrer Entdeckung in Textform anzuzeigen. Erfolgt keine rechtzeitige Anzeige, gilt die Leistung auch insoweit als genehmigt.

(4) Du unterstützt uns im zumutbaren Umfang bei der Analyse und Behebung von gemeldeten Mängeln, insbesondere durch Bereitstellung relevanter Informationen, Testdaten oder Zugriffsmöglichkeiten, soweit diese zur Fehleranalyse erforderlich sind.

(5) Soweit nicht ausdrücklich in einer Auftragsbestätigung oder gesonderten Vereinbarung geregelt, begründen die vorstehenden Regelungen keine Service-Level-Vereinbarung (SLA) mit garantierten Reaktions-, Wiederherstellungs- oder Gutschriftansprüchen. Die Verfügbarkeitszusage nach § 8 (1) der allgemeinen Nutzungsbedingungen bleibt hiervon unberührt.

(1) Die Laufzeit des jeweiligen Nutzungsvertrags sowie etwaige Kündigungsfristen und Verlängerungsregelungen ergeben sich vorrangig aus der jeweiligen Auftragsbestätigung (AB).

(2) Sofern in der AB keine abweichende Regelung getroffen ist, verlängert sich der Nutzungsvertrag automatisch um jeweils zwölf Monate, wenn er nicht mit einer Frist von drei Monaten zum jeweiligen Laufzeitende in Textform gekündigt wird.

(3) Das Recht beider Parteien zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn der jeweils anderen Partei unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls und unter Abwägung der beiderseitigen Interessen ein Festhalten am Vertrag nicht mehr zugemutet werden kann.

(4) Mit Wirksamwerden der Kündigung endet dein Recht zur Nutzung von talent.Flow. Der Zugang zur Plattform wird deaktiviert. Die Verarbeitung personenbezogener Daten endet gemäß den allgemeinen Nutzungsbedingungen sowie der vereinbarten Auftragsverarbeitung. Eine weitere Nutzung oder Reaktivierung ist nur auf Grundlage eines neuen Vertragsabschlusses möglich.

(1) Die Nutzung von talent.Flow begründet kein Exklusivitätsverhältnis zwischen dir und uns.

(2) Wir sind berechtigt, gleichartige oder vergleichbare Leistungen auch für andere Kunden – einschließlich Wettbewerbern – zu erbringen, sofern hierdurch keine vertraulichen Informationen offengelegt oder individualvertragliche Vereinbarungen verletzt werden.

(3) Aus der Nutzung von talent.Flow entsteht kein Anspruch auf eine ausschließliche Branchen-, Regional- oder Marktstellung innerhalb unserer Kundenstruktur.

(1) Sollten einzelne Bestimmungen dieser Produktbedingungen ganz oder teilweise unwirksam, nichtig oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon unberührt.

(2) An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung. Sofern eine solche nicht besteht oder zu einem untragbaren Ergebnis führen würde, verpflichten sich die Parteien, eine wirksame Regelung zu vereinbaren, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung möglichst nahekommt.

(3) Entsprechendes gilt für etwaige Regelungslücken.