KI-Transparenz bei talent360

1. Wie setzt talent360 künstliche Intelligenz ein?

talent360 setzt künstliche Intelligenz ein, um wiederkehrende Arbeitsschritte vorzubereiten, Informationen aus Dokumenten und Nachrichten zu strukturieren, Textvorschläge zu erstellen und dokumentierte Bewerberinformationen mit Anforderungen abzugleichen. Die Ergebnisse unterstützen Nutzer bei ihrer Arbeit, ersetzen aber weder die fachliche Prüfung noch die verantwortete Entscheidung durch einen Menschen.

2. Welche KI-Funktionen gibt es?

Die KI-Funktionen von talent360 strukturieren Informationen, bereiten Inhalte vor oder unterstützen bei der Einschätzung von Eignung. Die folgende Übersicht zeigt für jede Funktion, was sie macht und wer das Ergebnis sieht. Jede Funktion kann für ein Kundenkonto einzeln deaktiviert werden; abschließende Personalentscheidungen trifft keine dieser Funktionen.

Die erweiterte Eignung mit Muss- und Kann-Kriterien ist eine zusätzliche Konfiguration derselben Eignungslogik und kein eigenständiges KI-System.

3. Was macht die KI ausdrücklich nicht?

Die KI von talent360 trifft keine abschließenden Personalentscheidungen, veröffentlicht keine Texte ohne menschliche Prüfung und bewertet keine Emotionen oder biometrischen Merkmale. Sie sagt Bewerbern nicht automatisch ab, ändert keinen Status automatisch und verwendet Kunden- oder Bewerberdaten nicht zum Training der eingesetzten Modelle.

• Die KI sagt Bewerbern nicht automatisch ab.
• Sie trifft keine endgültige Einstellungs-, Einsatz- oder Auswahlentscheidung.
• Sie ändert nicht automatisch den Bewerbungsstatus.
• Eine niedrige Eignung bedeutet nicht automatisch, dass ein Bewerber ungeeignet ist.
• Textvorschläge werden nicht automatisch veröffentlicht.
• Die KI erkennt keine Emotionen.
• Sie leitet keine Eigenschaften aus Stimme, Gesicht oder biometrischen Merkmalen ab.
• Kandidaten kommunizieren nicht unmittelbar mit einem KI-Chatbot.
• Kunden- und Bewerberdaten werden nicht zum Training der eingesetzten Modelle verwendet.

4. Wie funktioniert die KI-gestützte Eignungseinschätzung?

Die KI-gestützte Eignungseinschätzung vergleicht dokumentierte Bewerberinformationen mit den Anforderungen einer Stellenanzeige oder Kundenanfrage. Sie stellt das Ergebnis als niedrige, mittlere oder hohe Eignung dar und nennt eine Begründung sowie die zugrunde liegenden Anforderungen. Die Einschätzung unterstützt die Prüfung, löst aber keine automatische Personalentscheidung aus.

Nutzer können Bewerber anhand der Eignungseinschätzung filtern. Dadurch ausgeblendete Bewerber bleiben erreichbar und können jederzeit wieder angezeigt werden. Die Einschätzung löst keine automatische Absage, Auswahl oder Statusänderung aus.

Wenn neue oder geänderte Informationen zum Bewerber oder zu den Anforderungen vorliegen, kann die Eignung neu berechnet werden. Deshalb kann sich eine frühere Einschätzung verändern. Die verantwortete Personalentscheidung trifft weiterhin ein Mensch.

5. Welche Informationen werden verwendet?

Je nach Funktion verarbeitet talent360 nur die Informationen, die für den jeweiligen Arbeitsschritt erforderlich sind. Dazu können Bewerbungsunterlagen, Qualifikationen, Verfügbarkeit, Nachweise, Antworten aus freigegebenen Fragebögen, dokumentierte Profildaten, Anforderungen einer Stelle oder Kundenanfrage sowie Inhalte eingehender Kunden- oder Kandidaten-E-Mails gehören.

• Lebenslauf und Bewerbungsunterlagen;
• Qualifikationen und Berufserfahrung;
• Verfügbarkeit und Arbeitszeitpräferenzen;
• Mobilität, Führerscheine und Nachweise;
• Sprachkenntnisse;
• Antworten aus einem von einem Nutzer freigegebenen Fragebogen;
• weitere im Bewerberprofil dokumentierte und für den jeweiligen Zweck erforderliche Informationen;
• Anforderungen der jeweiligen Stellenanzeige oder Kundenanfrage;
• Inhalte eingehender Kunden- oder Kandidaten-E-Mails, wenn die jeweilige Funktion genutzt wird.

talent360 verwendet keine Emotionserkennung und leitet keine persönlichen Eigenschaften aus Gesicht, Stimme oder biometrischen Merkmalen ab.

6. Wie bleibt die Entscheidung beim Menschen?

KI-Ergebnisse dienen ausschließlich als Arbeits- und Entscheidungsunterstützung. Der zuständige Mensch prüft die zugrunde liegenden Informationen, das Ergebnis und die konkrete Personalentscheidung. Weder eine Eignungseinschätzung noch ein Textvorschlag oder Fragebogen führt ohne menschliche Prüfung zu einer automatischen Absage, Auswahl, Veröffentlichung oder Statusänderung.

Der dynamische Fragebogen wird nicht automatisch an einen Bewerber versendet. Ein Nutzer sieht und bestätigt die vorbereiteten Fragen, bevor der Bewerber sie erhält. Die Antworten können anschließend die Eignungseinschätzung verändern. Auch daraus folgt keine automatische Personalentscheidung.

Bei der Stellenanzeigen-Beschreibung erstellt talent360 ausschließlich einen Textvorschlag. Ein Nutzer prüft, bearbeitet und verantwortet den Inhalt vor der Veröffentlichung.

7. Kommunizieren Menschen direkt mit einer KI?

Nein. talent360 bietet derzeit keinen KI-Chatbot, keinen dialogführenden KI-Assistenten und keine andere Funktion an, bei der Kandidaten, Kunden oder sonstige Nutzer unmittelbar mit einem KI-System kommunizieren. Der dynamische Fragebogen ist kein KI-Dialog, weil ein Mensch die Fragen vorab prüft und freigibt und das System während der Beantwortung keine neuen KI-Antworten erzeugt.

Sollte talent360 später eine unmittelbar interagierende KI-Funktion einführen, wird vor ihrer Veröffentlichung geprüft, welcher Hinweis am Ort und zu Beginn der Interaktion erforderlich ist.

8. Wie ordnet talent360 die Funktionen nach dem EU AI Act ein?

talent360 bewertet jede KI-Funktion nach ihrem vorgesehenen Zweck und ihrem tatsächlichen Einfluss auf Entscheidungen. Strukturierende Funktionen und Textvorschläge sind grundsätzlich unterstützend, solange sie keine Personen bewerten oder priorisieren. Funktionen zur Eignungseinschätzung können dagegen wegen ihres Einsatzes bei Beschäftigung und Personalauswahl als Hochrisiko-KI-Systeme nach dem EU AI Act einzuordnen sein.

Die KI-gestützte Eignungseinschätzung kann aufgrund ihres Einsatzes bei der Bewertung und Filterung von Bewerbern als Hochrisiko-KI-System im Bereich Beschäftigung und Personalauswahl einzuordnen sein. Das gilt auch für die Muss- und Kann-Konfiguration sowie den dynamischen Fragebogen, soweit dessen Antworten in die Eignungseinschätzung einfließen.

talent360 bereitet die hierfür vorgesehenen Maßnahmen insbesondere zu Risikomanagement, Datenqualität, technischer Dokumentation, Protokollierung, menschlicher Aufsicht, Genauigkeit, Robustheit und Sicherheit vor. Maßgeblich sind die jeweils anwendbaren gesetzlichen Übergangs- und Geltungsfristen.

9. Welche Rolle spielt der EU Data Act?

Der EU Data Act und der EU AI Act regeln unterschiedliche Themen. Für die Einordnung, Transparenz und menschliche Aufsicht der KI-Funktionen ist vor allem der EU AI Act maßgeblich. Der EU Data Act betrifft dagegen insbesondere den Zugang zu Daten sowie die Möglichkeiten, Daten zu exportieren und zwischen Datenverarbeitungsdiensten zu wechseln.

Für talent360 bedeutet diese Abgrenzung:

• Der EU AI Act bestimmt, wie KI-Systeme nach ihrem Risiko eingeordnet werden und welche Anforderungen insbesondere an Transparenz, Dokumentation und menschliche Aufsicht gelten.
• Der EU Data Act kann für Datenzugang, Datenexport, Schnittstellen, Interoperabilität und einen möglichen Anbieterwechsel relevant sein.
• Die DSGVO bleibt maßgeblich, soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Der EU Data Act ist daher kein zusätzliches KI-Kennzeichnungsgesetz. Seine Anforderungen werden bei den Export-, Schnittstellen- und Wechselmöglichkeiten von talent360 gesondert berücksichtigt. Einen ausführlicheren Überblick bietet der Ratgeber zum EU Data Act und Softwarewechsel. Die konkret verfügbaren Export- und Schnittstellenfunktionen ergeben sich aus dem Produkt, der technischen Dokumentation und den jeweils vereinbarten Nutzungsbedingungen.

10. Welche Verantwortung bleibt beim Kunden?

Kunden, die KI-Funktionen von talent360 einsetzen, bleiben für ihre Personalentscheidungen und die rechtmäßige Verarbeitung der eingebrachten Daten verantwortlich. Sie müssen eine angemessene menschliche Prüfung sicherstellen, Ergebnisse im jeweiligen Kontext bewerten und betroffene Personen informieren, soweit dies gesetzlich erforderlich ist. Eine KI-Einschätzung darf nicht ungeprüft zur alleinigen Entscheidungsgrundlage werden.

Eine Eignungseinschätzung sollte nicht isoliert als Grundlage einer Personalentscheidung verwendet werden. Maßgeblich bleiben die vollständigen Informationen zum Bewerber, die konkreten Anforderungen und die fachliche Beurteilung durch den zuständigen Menschen.

11. Wie werden Daten verarbeitet?

Die KI-Funktionen werden über Dienste von Microsoft Azure betrieben. Die Verarbeitung erfolgt nach dem bestätigten technischen Stand in Deutschland. Kunden- und Bewerberdaten werden nicht zum Training der eingesetzten Modelle verwendet. Eingaben und Ergebnisse werden nur im für die jeweilige Funktion erforderlichen Umfang verarbeitet und folgen den Speicher- und Löschregeln des zugehörigen Datensatzes.

Systemanweisungen werden von talent360 verwaltet. Ergebnisse, die Bestandteil eines Kunden-, Bewerber- oder sonstigen Datensatzes werden, unterliegen den für diesen Datensatz geltenden Speicher- und Löschregeln.

Die weiteren vertraglichen und datenschutzrechtlichen Grundlagen stehen in den einschlägigen Datenschutzerklärungen und im Auftragsverarbeitungsvertrag.

12. Wie wird diese Information aktualisiert?

Diese Seite beschreibt den jeweils bestätigten Produktstand und trägt deshalb eine sichtbare Fassung sowie ein Stand-Datum. Neue oder wesentlich geänderte KI-Funktionen werden vor ihrer Veröffentlichung auf Auswirkungen für Transparenz, Datenschutz und EU AI Act geprüft. Inhaltliche Änderungen stehen in der Änderungshistorie; rein redaktionelle oder technische Korrekturen können ohne eigenen Änderungseintrag erfolgen.