EU Data Act: Datenportabilität als Wechselargument für Personaldienstleister

Kurz gesagt

• Der EU Data Act regelt Datenzugang und Datenportabilität, die DSGVO regelt personenbezogene Daten. Beide gelten gleichzeitig und beantworten verschiedene Fragen.
• Die Verordnung gilt seit dem 12. September 2025 und betrifft Anbieter von Datenverarbeitungsdiensten, wozu nach Einordnung der Bundesnetzagentur auch Software as a Service gehört.
• Wechselentgelte dürfen Anbieter bis zum 12. Januar 2027 noch in ermäßigter Höhe verlangen, danach sind sie unzulässig.
• Der eigentliche Wert für einen Personaldienstleister liegt in der Verhandlungslage: Wer seine Daten herausverlangen kann, muss den Export nicht mehr erbitten.
• Die Verordnung macht einen Wechsel nicht kostenlos und erzwingt keine Kompatibilität der Datenmodelle. Die Migrationsplanung bleibt deine Aufgabe.

Was regelt der EU Data Act und was regelt die DSGVO?

Der EU Data Act regelt den Zugang zu Daten und deren Portabilität, also wer welche Daten herausverlangen und in ein anderes System mitnehmen darf. Die DSGVO regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten, also ob eine Verarbeitung überhaupt zulässig ist. Beide Regelwerke gelten gleichzeitig. Sie beantworten verschiedene Fragen.

Die vollständige Bezeichnung lautet Verordnung (EU) 2023/2854 über harmonisierte Vorschriften für einen fairen Datenzugang und eine faire Datennutzung, kurz Datenverordnung oder Data Act. Angenommen wurde die Verordnung am 13. Dezember 2023, in Kraft getreten ist sie am 11. Januar 2024 und anwendbar ist sie seit dem 12. September 2025.

Bei einem Widerspruch der beiden Regelwerke hat das Datenschutzrecht Vorrang. Artikel 1 Absatz 5 der Datenverordnung stellt klar, dass sie das Recht zum Schutz personenbezogener Daten unberührt lässt. Praktisch heißt das: Ein Portabilitätsanspruch gegen deinen Softwareanbieter erlaubt dir nicht, Kandidatendaten in einer Form weiterzugeben, für die dir die datenschutzrechtliche Grundlage fehlt.

Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Er beschreibt, was ein Personaldienstleister operativ prüfen sollte, wenn er über einen Systemwechsel nachdenkt. Die Einordnung des eigenen Falls und die Prüfung der eigenen Verträge gehören zu einem Anwalt.

Für wen gilt die Verordnung und ab wann?

Kapitel VI der Datenverordnung richtet sich an Anbieter von Datenverarbeitungsdiensten. Nach der Einordnung der Bundesnetzagentur deckt dieser Begriff die verbreiteten Bereitstellungsmodelle ab, also Infrastructure as a Service, Platform as a Service und Software as a Service. Software, die du als Dienst aus der Cloud nutzt, fällt damit regelmäßig darunter.

Für die Fristen gilt ein Stufenmodell.

Für die eigene Planung ist die Trennung dieser Daten wichtig. Der Anspruch auf Wechselunterstützung besteht heute, die vollständige Entgeltfreiheit des Wechselvorgangs kommt erst im Januar 2027 dazu. Wer 2026 wechselt, kann sich also auf die Pflichten des Anbieters berufen, muss aber mit ermäßigten Entgelten für den Wechselvorgang rechnen.

Auf einen Punkt lohnt der Blick in den eigenen Vertrag: Kapitel IV der Datenverordnung erklärt einseitig auferlegte, missbräuchliche Klauseln über Datenzugang und Datennutzung zwischen Unternehmen für nicht bindend. Verträge, die vor dem 12. September 2025 geschlossen wurden, sind davon erst später erfasst.

Welche Pflichten treffen deinen Softwareanbieter?

Fünf. Sie stehen in Kapitel VI der Datenverordnung. Der Anbieter muss Hindernisse für den Wechsel beseitigen, die Abläufe im Vertrag regeln, über Formate und Datenstrukturen informieren, offene Schnittstellen unentgeltlich bereitstellen und exportierbare Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format herausgeben.

Exportierbare Daten sind nach der Verordnung die Eingabe- und Ausgabedaten einschließlich Metadaten, die durch deine Nutzung des Dienstes entstehen. In einer Personaldienstleistung sind das Kunden und Ansprechpartner, Anfragen, Angebote, Kandidaten, Qualifizierungsdaten, Kommunikationsverläufe, Dokumente und der Talentpool.

Artikel 30 nennt auch eine Grenze der Pflicht. Kein Anbieter muss für einen Wechsel neue Technik entwickeln. Niemand muss Betriebsgeheimnisse oder Gegenstände offenlegen, die durch Rechte des geistigen Eigentums geschützt sind. Der Anspruch richtet sich auf deine Daten, nicht auf die Software des Anbieters.

Warum ist Datenportabilität für Personaldienstleister ein Wechselargument?

Weil die Wechselkosten sinken, sobald die Herausgabe der eigenen Daten nicht mehr verhandelt werden muss. Lock-in war bisher ein Vertragsthema, das jeder Anbieter für sich regelte. Mit der Datenverordnung wird die Herausgabe zu einem Anspruch. Ein Anspruch verändert die Verhandlungslage in jedem Auswahlprozess.

In der Praxis scheitert ein Wechsel selten an der neuen Software. Er scheitert an drei Punkten beim alten Anbieter: Der Export kommt in einem Format, das niemand sauber einlesen kann. Der Export kostet extra. Oder der Termin für den Export liegt hinter dem geplanten Starttermin im neuen System.

Genau diese drei Punkte adressiert Kapitel VI. Das Format ist beschrieben, die Entgelte laufen aus und die Fristen gehören in den Vertrag. Für den Auswahlprozess verschiebt das die Reihenfolge: Die Frage nach dem Datenexport gehört nach vorn, nicht in die Vertragsverhandlung am Ende, wenn die Entscheidung längst gefallen ist.

Für Vertrieb und Recruiting hat das denselben Effekt. Ein Bestand an Kunden, Ansprechpartnern und Anfragen ist genauso beweglich wie ein Talentpool, wenn beide exportierbar sind. Wie ein Wechsel in sechs Schritten abläuft, steht in Systemwechsel in der Personaldienstleistung. Was das Übertragen der Daten tatsächlich an Arbeit macht, steht in Datenmigration.

Welche drei Fragen stellst du deinem Anbieter jetzt?

Drei. Welche Daten kannst du selbst exportieren und in welchem Format? Wo liegt das Register der Datenstrukturen und Datenformate? Welche Fristen und Entgelte gelten für einen Wechsel nach deinem heutigen Vertrag? Alle drei brauchen eine schriftliche Antwort. Ein Tabellenblatt ist kein Format für verknüpfte Daten.

Frage eins zum Umfang. Lass dir auflisten, welche Objekte im Export enthalten sind und welche nicht. Kunden, Ansprechpartner und Anfragen fehlen häufiger als Kandidatenprofile, weil der Vertriebsteil eines Systems seltener exportiert wird. Anhänge, Notizen und Kommunikationsverläufe sind der zweite typische Ausfall.

Frage zwei zum Format. Ein Export in ein Tabellenblatt ist kein maschinenlesbares Format für verknüpfte Daten, wenn die Verknüpfungen dabei verloren gehen. Frage nach dem Register aus Artikel 26 und nach einem Beispielexport mit echten Strukturen. Ein Beispiel beantwortet die Frage in zehn Minuten, eine Zusage beantwortet sie nicht.

Frage drei zu Fristen und Entgelten. Frage nach der Ankündigungsfrist, dem Übergangszeitraum, der Dauer des Datenabrufs nach Vertragsende und nach der Höhe der Entgelte. Notiere die Antworten mit Datum. Weichen sie von den Fristen aus Artikel 25 ab, hast du einen konkreten Punkt für das Gespräch und eine Grundlage für die anwaltliche Prüfung.

Was regelst du im nächsten Vertrag anders?

Vier Punkte. Den Umfang des Exports mit aufgezählten Objekten. Das Format und den Weg. Die Fristen als Zahlen statt als Absichten. Und die Entgelte für den Wechselvorgang. Sie kosten in der Verhandlung wenig, weil die Verordnung sie ohnehin verlangt. Wer sie benennt, muss sie im Wechselfall nicht mehr herleiten.

• Umfang des Exports. Die exportierbaren Objekte werden aufgezählt, einschließlich Vertriebsdaten, Dokumenten und Kommunikationsverläufen.
• Format und Weg. Benannt wird ein strukturiertes, gängiges und maschinenlesbares Format, dazu die Schnittstelle, über die du den Export selbst auslösen kannst.
• Fristen. Ankündigungsfrist, Übergangszeitraum und Dauer des Datenabrufs nach Vertragsende stehen als Zahlen im Vertrag, nicht als Absichtserklärung.
• Entgelte. Geregelt wird, was der Wechselvorgang heute kostet und dass diese Entgelte ab dem 12. Januar 2027 entfallen.

Ein fünfter Punkt gehört in dieselbe Runde, auch wenn er nicht aus der Datenverordnung folgt: die Löschung der Daten beim alten Anbieter nach abgeschlossenem Wechsel, mit Bestätigung. Ein Export ohne anschließende Löschung verdoppelt den Bestand an personenbezogenen Daten. Dafür gilt wieder das Datenschutzrecht.

Was ein Wechsel praktisch bedeutet, welche Vorarbeit anfällt und welche Reihenfolge sich bewährt hat, steht auf Wechseln.

Wo der EU Data Act für Personaldienstleister nicht trägt

Bei den Kosten. Die Verordnung senkt die Wechselentgelte und beseitigt sie ab dem 12. Januar 2027, aber ein Wechsel bleibt Arbeit. Datenprüfung, Feldzuordnung, Nacharbeit, Schulung und Parallelbetrieb bezahlt weiter dein Betrieb. Ein entgeltfreier Export ist kein kostenloser Wechsel.

Auch die Kompatibilität der Datenmodelle erzwingt die Verordnung nicht. Ein maschinenlesbarer Export sagt nichts darüber, ob die Felder des Altsystems im neuen System dieselbe Bedeutung haben. Ein Statusfeld mit zwölf Werten wird nicht dadurch übertragbar, dass die Datei sich öffnen lässt. Artikel 30 verpflichtet zudem keinen Anbieter, für deinen Wechsel neue Technik zu entwickeln.

Und die Verordnung ersetzt keine Migrationsplanung. Wer ohne Feldzuordnung, Testlauf und Stichtag exportiert, hat am Ende eine Datei und kein arbeitsfähiges System. Der Anspruch verschafft dir die Daten, die Reihenfolge musst du selbst planen.

Häufige Fragen

Gilt der EU Data Act auch für kleine Personaldienstleister? Die Pflichten aus Kapitel VI treffen den Anbieter des Datenverarbeitungsdienstes, nicht dich als Kunden. Deine Größe spielt für den Wechselanspruch keine Rolle. Für die Regeln zu missbräuchlichen Vertragsklauseln kommt es auf die Vertragslage an, nicht auf die Zahl deiner Niederlassungen.

Muss mein Anbieter den Datenexport kostenlos anbieten? Nicht in jedem Fall und nicht sofort. Offene Schnittstellen sind nach Artikel 30 unentgeltlich bereitzustellen. Für den Wechselvorgang selbst darf ein Anbieter bis zum 12. Januar 2027 ermäßigte Entgelte verlangen. Ab dem 12. Januar 2027 sind Wechselentgelte unzulässig, auch für den Datenabruf.

Ist das dasselbe wie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus der DSGVO? Nein, die beiden Ansprüche haben verschiedene Inhaber und verschiedene Gegenstände. Das Recht auf Datenübertragbarkeit aus der DSGVO steht der betroffenen Person zu, also dem einzelnen Kandidaten und seinen personenbezogenen Daten. Der Wechselanspruch aus der Datenverordnung steht dir als Kunde des Dienstes zu und betrifft deinen gesamten Datenbestand.

Was mache ich, wenn mein Anbieter nicht liefert? Zuerst schriftlich anfragen, mit Verweis auf Kapitel VI der Datenverordnung und mit Frist. Die Antwort mit Datum dokumentieren. Bleibt sie aus oder weicht sie von den Fristen aus Artikel 25 ab, ist das eine Rechtsfrage und gehört mit dem Vertrag zusammen zu einem Anwalt.

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Quellen

Aktuell eingeordnet. Im Blog steht EU Data Act und Softwarewechsel, ab wann Wechselentgelte entfallen.

Zuletzt geprüft am 22.08.2026 von Josephina Leiminger, VP Operations.