Das Wichtigste in 30 Sekunden
Der EU Data Act erleichtert den Wechsel zwischen erfassten Datenverarbeitungsdiensten. Ab dem 12. Januar 2027 entfallen dafür Wechselentgelte. Datenbereinigung, Einführung und Vertragsfragen verschwinden dadurch nicht.
- Anwendungsbereich des konkreten Dienstes prüfen.
- Wegfall von Wechselentgelten bedeutet kein kostenloses Gesamtprojekt.
- Exportumfang, maschinenlesbares Format und Ablauf überprüfen.
Was regelt der EU Data Act für den Wechsel des Anbieters?
Er soll den Wechsel zwischen Datenverarbeitungsdiensten erleichtern und die wirtschaftlichen Hürden dafür abbauen. Dazu gehört, dass Kunden nicht dauerhaft an einen Anbieter gebunden bleiben. Und dazu gehört, dass die Übertragung ihrer eigenen Daten nicht am Preis für den Export scheitert.
Für einen Personaldienstleister betrifft das eine konkrete Planungsfrage: Welche Kosten entstehen beim bisherigen Anbieter, und welche Arbeiten fallen beim Wechsel zusätzlich an? Diese Positionen sollten getrennt im Angebot stehen.
Offene Fragen zu Kosten und Dauer können einen sinnvollen Wechsel erschweren. Kläre deshalb früh, wie der bestehende Anbieter Daten bereitstellt und welche Arbeit im Zielsystem erforderlich ist.
Seit wann gilt er und ab wann entfallen Wechselentgelte?
Der Data Act gilt seit dem 12. September 2025. Ab dem 12. Januar 2027 entfallen die vom Data Act erfassten Wechselentgelte einschließlich der Entgelte für den Datenabfluss.
Ob der konkrete Dienst und die verlangte Leistung darunterfallen, ist vorab zu prüfen. Daraus folgt kein kostenloses Gesamtprojekt: Einführung, Datenbereinigung und eigenständige Zusatzleistungen müssen gesondert betrachtet werden.
Bis zum 12. Januar 2027 dürfen reduzierte Wechselentgelte die unmittelbar mit dem Wechsel verbundenen Kosten des Anbieters nicht übersteigen.
Beide Daten stehen in der Erläuterung der Europäischen Kommission zum Data Act. Auch die Bundesnetzagentur erläutert den Anbieterwechsel. Unterscheide Wechselentgelte von regulären Dienstleistungsgebühren und möglichen Entgelten für eine vorzeitige Vertragsbeendigung.
Der Wegfall einer Kostenart bedeutet nicht, dass sämtliche vertraglichen Zahlungen entfallen.
Für die Planung heißt das: Lass dir die Kostenpositionen und ihren Bezug zum konkreten Wechsel erklären. Wo bisher zulässige Wechselentgelte anfielen, entfällt diese Kostenart ab dem Stichtag. Ob das Gesamtprojekt günstiger wird, hängt auch von Einrichtung, Datenarbeit und weiteren Leistungen ab.
Das gilt in beide Richtungen. Wenn dir ein Anbieter heute einen Betrag für die Datenherausgabe nennt, ist die Frage berechtigt, wie er sich ab Januar 2027 verhält. Die Antwort darauf sagt oft mehr über die künftige Zusammenarbeit aus als die Zahl selbst.
Eine Einschränkung gehört an diese Stelle. Ob dein bestehender Anbieter unter die Regeln für Datenverarbeitungsdienste fällt, ist eine Rechtsfrage und keine Selbstverständlichkeit.
Sie hängt davon ab, wie der Dienst erbracht wird. Diese Prüfung gehört an den Anfang eines Wechselprojekts und nicht an sein Ende, weil sie den ganzen Zeitplan beeinflusst.
Was ändert sich dadurch nicht?
Für deinen Wechselplan
Ein Export bereinigt keine doppelten Kandidaten und ordnet keine frei gepflegten Berufsbezeichnungen. Entscheide mit dem neuen Anbieter, welche Informationen übernommen werden und wie ihr ihre Vollständigkeit prüft.
Der Data Act enthält neben Kostenregeln auch Vorgaben zu Wechselbedingungen, vertraglichen Informationen und technischen Hindernissen. Die EU-Kommission nennt für erfasste SaaS-Dienste unter anderem offene Schnittstellen und maschinenlesbare Exporte.
Es wäre deshalb falsch zu sagen, Format und Ablauf seien ausschließlich freie Vertragssache.
Prüfe den konkreten Vertrag trotzdem: Welche Daten und digitalen Vermögenswerte sind exportierbar? Was ist ausgenommen und warum? Welche Fristen, Übergangsleistungen und Löschregeln gelten? Kläre auch den Umgang mit personenbezogenen Daten. Der Data Act ersetzt keine datenschutzrechtliche Prüfung.
Ein Probeexport zeigt, ob Kunden, Anfragen, Kandidaten und ihre Beziehungen im Zielsystem nutzbar ankommen. Ein lesbares Dokument allein ist noch kein nutzbarer Datenbestand.
Welche Fragen gehören vor einem Wechsel geklärt?
Kläre vor der Entscheidung: Welche Felder existieren, welche davon werden gebraucht, welche Daten müssen übernommen werden, in welchem Format kommen sie, in welcher Frist und wer prüft das Ergebnis? Damit lassen sich Umfang und Aufwand konkreter vereinbaren.
Auf einen Blick
| Frage | Warum sie zählt |
|---|---|
| Welche Felder existieren im Altsystem | Sonst überträgst du Datenmüll und zahlst für dessen Bereinigung |
| Welche Felder werden tatsächlich genutzt | Ungenutzte Felder erhöhen den Aufwand ohne betrieblichen Nutzen |
| Was muss übernommen werden | Rechtliche Aufbewahrung und betriebliche Notwendigkeit sind zwei verschiedene Listen |
| In welchem Format | Dokumente allein ersetzen keinen strukturierten, maschinenlesbaren Datenexport |
| In welcher Frist | Gesetzliche Vorgaben und vereinbarte Fristen zusammen prüfen |
| Wer prüft das Ergebnis | Ein Export ohne Stichprobe ist kein abgeschlossener Vorgang |
Diese Fragen bilden den Einstieg in den Wechselplan. Testumfang und Zeitbedarf hängen vom Bestand und den beteiligten Systemen ab.
- Felder aufnehmen. Was existiert, was wird benutzt, was ist seit Jahren leer.
- Übernahme entscheiden. Rechtliche Aufbewahrung und betriebliche Notwendigkeit getrennt bewerten.
- Format und Frist vereinbaren. Schriftlich, vor der Unterschrift beim neuen Anbieter.
- Probeexport prüfen. Ein kleiner Ausschnitt genügt, um die Struktur zu bewerten. Eine ergänzende Einordnung dazu steht im verlinkten Beitrag Systemwechsel.
Die zweite Frage ist die unangenehmste und die nützlichste. In gewachsenen Systemen existieren regelmäßig Felder, die vor Jahren angelegt und nie wieder gefüllt wurden.
Sie in ein neues System zu übernehmen, kostet Zeit im Projekt und Aufmerksamkeit im Betrieb. Ein Wechsel bietet Gelegenheit, solche Felder gemeinsam mit dem Team zu überprüfen.
Aufbewahrungspflichten und tatsächlich benötigte Informationen müssen dabei erhalten bleiben.
Bei den Formaten lohnt Genauigkeit. Ein maschinenlesbarer Export mit Feldstruktur ist etwas anderes als eine Sammlung von Dokumenten. Für einen vollständigen Wechsel können strukturierte Daten und Dokumente nötig sein.
Entscheidend ist, ob sich Datensätze, Anhänge und ihre Zuordnungen im Zielsystem weiterverwenden lassen. Der verlinkte Beitrag Datenmigration beschreibt diesen Unterschied.
Ein praktischer Test hilft an dieser Stelle mehr als jede Zusicherung. Lass dir vor der Entscheidung einen Probeexport für einen kleinen Ausschnitt geben, etwa fünfzig Kandidaten und zehn Kunden. Prüfe daran Felder, Beziehungen, Anhänge und die Vollständigkeit. Erweiterte Tests bleiben bei komplexen Beständen nötig.
Was bedeutet das für laufende Verträge?
Der Stichtag beendet einen bestehenden Vertrag nicht automatisch. Prüfe Vertragslaufzeit, Wechselverfahren und mögliche Entgelte für eine vorzeitige Beendigung gemeinsam. Für den konkreten Dienst und Vertrag ist zu klären, welche gesetzlichen Vorgaben greifen.
Gleichzeitig ändert die neue Rechtslage nichts an der Frage, ob ein Wechsel fachlich sinnvoll ist. Ein System, das im Alltag trägt, wechselt man nicht, weil der Export günstiger geworden ist.
Der Data Act macht den Wechsel möglich, er begründet ihn nicht. Die Begründung kommt weiterhin aus dem Alltag: aus doppelter Pflege, aus fehlenden Auswertungen oder aus Abläufen, die das System nicht abbildet.
Praktisch lohnt sich ein Blick in die bestehenden Verträge. Steht dort eine Position für Datenexport, Datenherausgabe oder Migrationsunterstützung, gehört sie im Licht des Stichtags geprüft. Ob und wie eine konkrete Klausel davon berührt ist, ist eine Rechtsfrage und gehört fachlich geprüft.
Der zweite Punkt betrifft neue Verträge. Wer heute unterschreibt, kann Format, Frist und Umfang der Datenherausgabe ausdrücklich vereinbaren. Das ist unabhängig vom Data Act sinnvoll, weil du die gesetzlichen Vorgaben in einen überprüfbaren Ablauf für deinen Betrieb übersetzen musst.
Wie ordnet sich das in das Jahr 2027 ein?
Der 12. Januar 2027 ist einer von mehreren Stichtagen in diesem Jahr und sollte im Zusammenhang mit deinem Projektplan betrachtet werden. Die übrigen betreffen Lohnkosten, Entgeltunterlagen und die Pflichten für Hochrisiko-KI-Systeme. Wer ein Wechselprojekt plant, sollte diese Termine nebeneinanderlegen.
Ein Wechsel im ersten Quartal 2027 trifft auf zwei andere Themen. Der gesetzliche Mindestlohn steigt zum 1. Januar und die Möglichkeit, sich von elektronischen Entgeltunterlagen befreien zu lassen, endet zum 31. Dezember 2026. Beides bindet dieselben Personen im Betrieb. Die Übersicht dazu steht in Recruiting Trends 2027.
Daraus folgt keine Empfehlung gegen einen Wechsel, sondern eine gegen die Gleichzeitigkeit. Mehrere Projekte mit denselben Beteiligten können sich gegenseitig verzögern. Prüfe verfügbare Zeit, Abhängigkeiten und notwendige Vertretungen. Wie ein Wechsel ohne große Umstellung läuft, behandelt Softwarewechsel ohne Big Bang.
Lege verbindliche Fristen und die Schritte des Wechselprojekts in einen gemeinsamen Plan. Manche Arbeiten können parallel laufen; andere brauchen dieselben Personen oder Daten. Entscheide die Reihenfolge anhand dieser Abhängigkeiten und reserviere Zeit für Tests.
Was ein Wechsel zu talent360 im Ablauf bedeutet, steht unter Zu talent360 wechseln.
Welche Quellen liegen der Einordnung zugrunde?
Die Datumsangaben stammen aus der Erläuterung der Europäischen Kommission zum Data Act. Wiedergegeben ist der dort beschriebene Regelungsgehalt. Rechtsberatung ist das nicht. Ob und wie eine konkrete Vertragsklausel betroffen ist, gehört im Einzelfall mit einer fachlich qualifizierten Person geprüft.
- Data Act explained · Europäische Kommission · Geltung seit 12. September 2025, Wegfall der Wechselentgelte ab 12. Januar 2027
