Datenmigration zu talent.Flow: So gelingt der Wechsel ohne Chaos

Datenmigration zu talent.Flow: So gelingt der Wechsel ohne Chaos

Du wechselst in ein neues System – und fragst dich, wie aufwendig die Datenmigration wirklich wird?

Die ehrliche Antwort: Es kommt darauf an.

Auf dein aktuelles System, deine Datenqualität und darauf, wie klar du deine Daten strukturiert hast.

Die gute Nachricht: Wenn du weißt, worauf es ankommt, lässt sich der Aufwand sehr gut planen und steuern.

In diesem Artikel zeigen wir dir:

• welche Daten du sinnvoll migrieren solltest

• worauf es wirklich ankommt (Spoiler: nicht die Datenmenge)

• wie die Migration zu talent.Flow konkret abläuft

• und wie du schnell eine realistische Einschätzung bekommst

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Warum die Datenmigration über Erfolg oder Frust entscheidet

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Die Datenmigration ist kein technisches Detail – sie entscheidet darüber, wie gut du mit deinem neuen System arbeiten kannst.

Wenn Daten unvollständig, doppelt oder falsch zugeordnet sind, entstehen genau die Probleme, die du eigentlich lösen wolltest:

• unklare Prozesse

• schlechteres Matching

• unnötiger manueller Aufwand

Deshalb gilt: Eine saubere Migration ist die Basis für alles, was danach kommt.

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Welche Daten du wirklich migrieren solltest (und welche nicht)

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Grundsätzlich können folgende Datenbereiche übernommen werden:

Bewerber

Profile, Lebensläufe, Dokumente, Kommunikationen

Kunden

Firmen, Ansprechpartner

Anfragen / Aufträge / Projekte

Je nach Struktur im Quellsystem

Stellenanzeigen

Jobs und Ausschreibungen

Unsere klare Empfehlung aus der Praxis:

• Migriere nur aktive und relevante Daten

• Verzichte bewusst auf alte oder ungenutzte Datensätze

Warum?

Weil du sonst alte Probleme einfach in dein neues System überträgst.

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Die wichtigste Regel: Datenqualität schlägt Datenmenge

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Viele denken: „Je mehr Daten wir übernehmen, desto besser.“

In der Praxis ist oft das Gegenteil der Fall.

Unvollständige oder veraltete Daten führen zu:

• schlechteren Suchergebnissen

• ungenauem Matching

• zusätzlichem manuellen Aufwand

Deshalb gilt:

• Bereinige Dubletten vor der Migration

• Entferne veraltete Datensätze

• prüfe Pflichtfelder und Strukturen

Die Qualität deiner Daten im Quellsystem bestimmt direkt, wie gut deine Migration funktioniert.

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Datenmapping verstehen: So werden deine Daten in talent.Flow übertragen

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Ein zentraler Schritt jeder Migration ist das sogenannte Datenmapping.

Definition:

Datenmapping beschreibt die Zuordnung deiner bestehenden Datenfelder zu den passenden Feldern in talent.Flow.

Das bedeutet konkret:

• Es können nur Daten übernommen werden, für die es auch ein passendes Feld im Zielsystem gibt

• Statuswerte müssen im Zielsystem vorhanden sein oder neu definiert werden

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Beispiel aus der Praxis

Wenn ein Bewerber im Quellsystem den Status „on hold“ hat, dieser Status aber in talent.Flow nicht existiert, musst du festlegen:

In welchen Status soll dieser Bewerber in talent.Flow überführt werden?

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Wichtig für das Matching: Berufsbezeichnungen

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In talent.Flow basieren Berufsbezeichnungen auf dem Katalog der Bundesagentur für Arbeit.

Das bedeutet:

• Freitext-Bezeichnungen müssen zugeordnet werden

• Ein Teil kann automatisch (KI-gestützt) erfolgen

• Ein Teil muss manuell ergänzt werden

Warum das wichtig ist?

Weil die Berufsbezeichnung die Grundlage für das Matching bildet.

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Typische Stolpersteine
(und wie du sie vermeidest)

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Aus der Praxis sehen wir immer wieder die gleichen Herausforderungen:

• Zu wenig Zeit eingeplant

• Unklare Datenstrukturen im Quellsystem

• Zu hohe Erwartungen an die automatische Übernahme

Unsere Empfehlung:

• Plane ausreichend Zeit für die Migration ein - wie viel Zeit notwendig ist hängt von deiner Unternehmensgröße und der Komplexität deiner Daten ab

• Starte frühzeitig mit der Datenprüfung

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So läuft die Datenmigration bei talent.Flow konkret ab

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Der Ablauf ist klar strukturiert:

1. Ausfüllen unseres Migrations - Checks

2. Erste Sichtung deiner Daten (z. B. via Datendump) und individuelle Kosteneinschätzung

3. Abstimmung zum Datenmapping

4. Durchführung einer Testmigration

5. Analyse von Fehlern und offenen Punkten

6. finale Datenbereinigung durch dich

7. finale Migration zum abgestimmten Termin

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Wichtig:

Je besser deine Vorbereitung, desto reibungsloser läuft der Prozess.

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Vorbereitung: Diese Fragen solltest du vorab klären

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Um den Aufwand realistisch einschätzen zu können, brauchst du Klarheit über:

• In welchen Systemen liegen deine Daten aktuell?

• In welchem Format kannst du sie bereitstellen?

• Wie ist die Datenqualität (Dubletten, Vollständigkeit)?

• Welche Daten sind wirklich relevant?

• Bis wann kannst du die Daten bereitstellen?

Diese Fragen sind entscheidend für eine realistische Planung.

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Nächster Schritt: So bekommst du eine realistische Einschätzung

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Jede Datenmigration ist anders.

Mit ein paar gezielten Informationen können wir dir schnell sagen:

• wie aufwendig deine Migration wird

• worauf du besonders achten solltest

• und wie wir den Prozess optimal aufsetzen

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Frage jetzt deinen Migrations-Check bei uns an

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