Das Wichtigste in 30 Sekunden
Gute Software muss die Arbeit zwischen Kunden, Anfragen und Kandidaten erleichtern. Für die Auswahl 2027 gehören außerdem Datenexport, Schnittstellen und die Verantwortung für KI-Ergebnisse auf die Prüfliste.
- Lass dir eigene Alltagssituationen im Produkt zeigen.
- Prüfe Datenzugang und Wechselbedingungen vor dem Vertrag.
- Kläre, welche Entscheidungen das System vorbereitet und welche beim Team bleiben.
Welche Auswahlkriterien werden 2027 wichtiger?
Zwei rücken nach vorn: die Frage, wie du deine Daten wieder herausbekommst und die Frage, welche Entscheidungen ein System automatisch trifft. Für beide Themen sind rechtliche Vorgaben und deren Anwendungsbereich relevant. Daneben bleibt entscheidend, ob das Team seine täglichen Aufgaben zuverlässig im System erledigen kann.
Diese Verschiebung ist keine Modeerscheinung. Die rechtlichen Regeln liefern konkrete Prüfpunkte. Ob sie für einen Anbieter und eine Funktion gelten, muss jedoch am jeweiligen Dienst und Einsatz geprüft werden. Damit wird aus einer Meinungsfrage eine Prüffrage.
Das ist der eigentliche Fortschritt für einen Betrieb mit einer bis neun Niederlassungen. Wer keine eigene IT-Abteilung hat, kann Architekturversprechen nicht bewerten.
Eine Frist im Gesetzblatt und eine schriftliche Zusage zum Datenexport kann er bewerten. Beides gehört deshalb in dieselbe Liste wie die Funktionsfragen.
Beides lässt sich außerdem schriftlich festhalten und später nachlesen.
Warum wird die Datenherausgabe zum Auswahlkriterium?
Für Datenverarbeitungsdienste im Anwendungsbereich des Data Act entfallen ab dem 12. Januar 2027 die erfassten Wechselentgelte einschließlich der Entgelte für den Datenabfluss.
Das bedeutet kein kostenloses Gesamtprojekt. Datenbereinigung, Einführung und gesonderte Leistungen müssen getrennt betrachtet werden. Kläre außerdem Exportumfang, Format und Ablauf schriftlich.
Das Datum steht in der Erläuterung der Europäischen Kommission zum Data Act, der seit dem 12. September 2025 gilt. Bis zum 12. Januar 2027 sieht die Verordnung eine Übergangsregel für reduzierte Wechselentgelte vor.
Voraussetzungen und zulässiger Umfang gehören am konkreten Vertrag geprüft. Wer heute einen Vertrag verlängert, sollte diesen Stichtag kennen und im Gespräch benennen.
Im Auswahlgespräch wird daraus eine einfache Frage: In welchem Format, in welchem Umfang und in welcher Frist bekomme ich meine Daten, wenn ich gehe. Die Antwort sagt mehr über einen Anbieter aus als jede Funktionsliste.
Achte dabei auf die Struktur und nicht nur auf die Zusage. Ein Stapel PDF-Dateien kann für einzelne Dokumente sinnvoll sein, reicht aber für eine strukturierte Übernahme von Kunden, Anfragen und Bewerbern häufig nicht aus.
Brauchbar ist ein maschinenlesbarer Export mit Feldstruktur. Diesen Unterschied klärst du vor der Unterschrift und nicht beim Auszug. Wie sich das auf ein Wechselprojekt auswirkt, behandelt Was der EU Data Act für Softwarewechsel praktisch verändert.
Warum wird die Frage nach automatischen Entscheidungen wichtiger?
Weil die Pflichten für eigenständige Hochrisiko-KI-Systeme nach Anhang III ab dem 2. Dezember 2027 gelten. Recruiting, das Filtern von Bewerbungen und zielgerichtete Stellenwerbung fallen ausdrücklich in diesen Anhang. Damit wird relevant, welches System in welchem Schritt eine Bewertung vornimmt und wer sie verantwortet.
Die Übersicht der EU-Kommission zum AI Act erläutert die Anwendungsfristen. Ob eine konkrete Funktion als Hochrisiko-KI gilt, hängt von Zweck und Einsatz sowie den gesetzlichen Kriterien und Ausnahmen ab. Bereits anwendbare Pflichten gelten unabhängig vom späteren Hochrisiko-Stichtag.
Für die Auswahl heißt das zweierlei. Erstens gehört die Frage dazu, welche Schritte ein System automatisch entscheidet und wo ein Mensch bestätigt. Zweitens gehört dazu, ob diese Trennung im Ablauf sichtbar ist und dokumentiert wird. Was das im Alltag bedeutet, behandelt KI im Recruiting 2027.
Das ist keine Rechtsberatung. Welche Rolle dein Betrieb im Sinne der Verordnung einnimmt, gehört fachlich geprüft.
Für die Auswahl reicht zunächst eine einfache Liste. Welches Werkzeug sortiert, bewertet oder schlägt eine Reihenfolge vor. Diese Liste brauchst du ohnehin, unabhängig davon, für welchen Anbieter du dich entscheidest und ihr Aufwand hängt von der Zahl und Dokumentation der eingesetzten Systeme ab.
Welche Kriterien bleiben unverändert?
Die wichtigsten bleiben unverändert. Ob Disponenten das System freiwillig benutzen, ob Kunden- und Kandidatenseite zusammen betrachtet werden können und ob der Einsatzort als eigener Datensatz geführt wird. Diese drei Punkte entscheiden über den Alltagsnutzen und keiner von ihnen steht in einer Verordnung.
Auf einen Blick
| Kriterium | Prüffrage im Auswahlgespräch |
|---|---|
| Tägliche Nutzung | Wird das System auch dann gepflegt, wenn niemand danach fragt |
| Verbindung beider Seiten | Sehe ich zur Kundenanfrage sofort passende verfügbare Kandidaten |
| Einsatzort | Ist der tatsächliche Arbeitsort ein Datensatz oder ein Textfeld |
| Datenherausgabe | Format, Umfang und Frist beim Auszug, schriftlich |
| Automatische Entscheidungen | Welche Schritte laufen ohne Menschen und ist das sichtbar |
Die erste Zeile ist die härteste Prüfung und die einzige, die sich nicht im Verkaufsgespräch beantworten lässt. Ein System, das nur auf Anweisung gepflegt wird, liefert unbrauchbare Daten, unabhängig vom Funktionsumfang.
Für Personaldienstleister müssen Kundenwissen und Kandidatenbestand zusammen nutzbar sein. Prüfe diese Verbindung am konkreten Arbeitsablauf.
Die Prüfung dafür ist trotzdem möglich. Sprich mit einem Betrieb, der das System seit mindestens einem Jahr einsetzt. Frag nicht nach Zufriedenheit, sondern nach einer konkreten Zahl: Wie viele Anfragen liegen dort außerhalb des Systems. Die Antwort auf diese Frage sagt alles über die tatsächliche Nutzung.
Die zweite Zeile ist die Besonderheit dieser Branche. Jede Kundenanfrage wirft sofort die Frage nach verfügbaren Kandidaten auf. Systeme, die beide Seiten trennen, erzeugen bei jeder Anfrage einen Wechsel.
Warum dieser Rückkanal über die Annahmeentscheidung mitentscheidet, behandelt Vertrieb und Recruiting: Warum der Rückkanal entscheidet.
Die dritte Zeile klingt nach einem Detail und ist es nicht. In der Zeitarbeit hat ein Kunde häufig mehrere Werke und Kandidaten entscheiden nach der Anfahrt.
Ein System, das nur die Rechnungsadresse des Kunden kennt, kann diese Entscheidung nicht vorbereiten. Es liefert dann Vorstellungen, die an der Entfernung scheitern.
Das kostet eine ganze Runde.
Was verändert die Marktlage an der Entscheidung?
Wenn die Marge unter Druck steht, lohnt der Blick auf den Aufwand je Vorgang. Wie viel Zeit braucht dein Team vom Eingang einer Anfrage bis zu einer qualifizierten Rückmeldung? Wo werden Daten doppelt eingegeben, wo warten Kollegen auf Informationen und welche Aufgaben bleiben liegen?
Diese Fragen lassen sich am eigenen Betrieb prüfen. Eine allgemeine Marktzahl ersetzt weder die Kalkulation noch einen Test mit dem tatsächlich benötigten Arbeitsablauf.
Daraus folgt eine praktische Empfehlung für die Auswahl. Lass dir nicht Funktionen zeigen, sondern deinen eigenen häufigsten Vorgang. Eine Anfrage kommt herein, ein Kandidat wird gesucht, ein Profil geht raus. Wie viele Klicks, wie viele Wechsel, wie viele Eingaben. Das ist die Zahl, die im Alltag zählt.
Dieser Test hat einen Nebeneffekt. Er zeigt das System. Er zeigt außerdem, wie gut der Anbieter deine Branche kennt. Wer bei einem Kunden mit drei Werken nachfragt, welches gemeint ist, hat verstanden, worum es geht. Wer den Firmennamen einträgt und weitergeht, hat es nicht.
Was solltest du in ein Auswahlgespräch mitnehmen?
Für das Auswahlgespräch
Fünf Fragen und einen eigenen Vorgang. Die Fragen betreffen die Datenherausgabe, automatische Entscheidungen, die Verbindung beider Seiten, den Einsatzort und die tägliche Nutzung. Der Vorgang ist dein häufigster Ablauf, an dem der Anbieter zeigen soll, wie er in deinem Betrieb tatsächlich läuft.
- Datenherausgabe klären. Format, Umfang und Frist schriftlich, nicht als Zusicherung im Gespräch.
- Automatische Schritte auflisten. Wo entscheidet das System, wo bestätigt ein Mensch, wo ist das dokumentiert.
- Eigenen Vorgang zeigen lassen. Nicht die Demo des Anbieters, sondern dein Ablauf mit deinen Berufsbildern.
- Einsatzort prüfen. Ein Kunde mit drei Werken muss als drei Einsatzorte mit drei Anfahrten abbildbar sein, nicht als ein Textfeld.
- Nutzung im Alltag prüfen. Sprich mit einem Betrieb, der das System seit mindestens einem Jahr einsetzt. Frag nach Zahlen statt nach Zufriedenheit.
Eine ergänzende Einordnung zur Auswahl steht im verlinkten Beitrag Software auswählen. Sie wird hier nicht ersetzt. Ergänzt werden die beiden Kriterien, die 2027 an Gewicht gewinnen.
Ein Schlusssatz zur Reihenfolge. Kein Termin im Gesetzblatt ist ein Grund, ein funktionierendes System zu wechseln. Beide Termine sind Gründe, die richtigen Fragen zu stellen, wenn ohnehin ausgewählt wird. Wer sie kennt, verhandelt anders und zwar unabhängig davon, wie die Entscheidung am Ende ausfällt.
Wofür Personaldienstleister Anfragen, Kandidaten und Reichweite in einem System führen, steht auf Die Plattform für Zeitarbeit und Personalvermittlung.
Welche Quellen liegen der Einordnung zugrunde?
Die rechtliche Einordnung verweist auf die Erläuterungen der Europäischen Kommission. Die Prüffragen zum Arbeitsalltag sind eine praktische Auswahlhilfe; sie begründen keine allgemeine Rangliste von Anbietern.
- Data Act explained · Europäische Kommission · Wegfall der Wechselentgelte ab 12. Januar 2027
- EU-Kommission: AI Act und Anwendungsfristen · 8. Juli 2026 · Pflichten für Anhang-III-Systeme ab 2. Dezember 2027
