DEIN PRAXISLEITFADEN
Dein Weg durch den Leitfaden
Wähle den Schritt, der für deine aktuelle Aufgabe wichtig ist.
01 · ZWECK UNTERSCHEIDEN
Wofür werden die Daten heute noch benötigt?
Aktive Bewerbung und spätere Talentpool-Nutzung sind nicht dasselbe.
Verarbeitungen statt Ordner betrachten
Trenne laufende Bewerbungen, Talentpool-Kontakte und mögliche gesetzliche oder vertragliche Nachweispflichten. Frage für jede Verarbeitung, welche Daten nötig sind und auf welche Grundlage sie gestützt wird. Die datenschutzrechtliche Bewertung gehört zur zuständigen Fachperson.
Die Hamburger Datenschutzaufsicht weist auf die unterschiedlichen Phasen des Recruitings hin und erläutert Anforderungen an die freiwillige Talentpool-Einwilligung. Daraus folgt keine universelle Aufbewahrungsdauer für jeden Kandidatenbestand.
- Datenarten, Zwecke und beteiligte Systeme erfassen.
- Weitergabe an Kunden getrennt von eigener Speicherung prüfen.
- Eine fachlich verantwortliche Person für das Löschkonzept benennen.
Zwecke und Datenbestände
Abbildung folgt
Abbildung 1: Zwecke und Datenbestände.
02 · REGELN FESTLEGEN
Welches Ereignis startet deine Fristenprüfung?
Die Regel muss im Alltag eindeutig anwendbar sein.
Ein prüfbares Löschkonzept vorbereiten
Halte je Zweck Auslöser, geprüfte Dauer, mögliche Ausnahme und verantwortliche Rolle fest. Beispiel: Der Abschluss eines konkreten Bewerbungsverfahrens ist ein anderer Anlass als der Widerruf einer Talentpool-Einwilligung.
Lege fest, wie offene Nachweise oder ein rechtlich begründeter Aufbewahrungsbedarf behandelt werden. Eine bloße Hoffnung auf einen späteren Auftrag verlängert nicht automatisch eine zulässige Speicherung. Pauschale Aussagen wie „immer sechs Monate“ ersetzen die Einzelfallprüfung nicht.
- Regeln einschließlich Begründung und Stand dokumentieren.
- Widerruf und Löschanfrage mit einem klaren Bearbeitungsweg versehen.
- Auch Kopien, Exporte und weitergegebene Unterlagen berücksichtigen.
Löschkonzept mit Auslösern
Abbildung folgt
Abbildung 2: Löschkonzept mit Auslösern.
03 · IN TALENT360 UMSETZEN
Passen die Einstellungen zu deinem freigegebenen Konzept?
Technische Werte sind keine Rechtsentscheidung.
Archivierung, Löschung und Weitergabe bewusst prüfen
Die Hilfe beschreibt im Einstellungsbereich Bewerber die DSGVO-Regeln für Archivierung und Löschung sowie Einstellungen zur Profilweitergabe. Prüfe sie mit einem berechtigten Benutzer gegen dein eigenes Konzept.
Dokumentiere die Auswirkungen, bevor du Werte änderst. Die technische Ausblendung eines Datensatzes und seine rechtliche Behandlung dürfen nicht ungeprüft gleichgesetzt werden. Für verlängerte Aufbewahrung gibt es eine gesonderte Anleitung; auch dafür brauchst du eine tragfähige Grundlage.
- Die aktuell geltenden Einstellungen gemeinsam mit Datenschutz prüfen.
- Das erwartete Ergebnis an dafür vorgesehenen Testfällen kontrollieren.
- Änderungen mit Verantwortlichem und Anlass festhalten.
Abgleich von Konzept und Einstellungen
Abbildung folgt
Abbildung 3: Abgleich von Konzept und Einstellungen.
04 · WIRKUNG KONTROLLIEREN
Funktioniert der Prozess auch außerhalb der Software?
Eine Exportdatei liegt nicht automatisch unter denselben Regeln.
Verantwortung bis zur letzten Kopie
Nimm einen bekannten Vorgang und prüfe, wo seine Daten zusätzlich liegen: im Postfach, auf einem Laufwerk oder bei einem Kunden. Kläre für jede Stelle, wer eine Lösch- oder Aufbewahrungsentscheidung umsetzt und bestätigt.
Prüfe dein Konzept bei wesentlichen Änderungen an Prozess, Zweck oder Anbieter erneut. Ein Kandidatenstatus oder ein technischer Bearbeitungsvorgang ist kein Ersatz für eine erneute rechtliche Begründung.
- Stichproben und offene Abweichungen protokollieren.
- Zugriffe und gespeicherte Exporte regelmäßig überprüfen.
- Ungeklärte Fälle an die zuständige Datenschutzrolle geben.
Kontrollweg für Daten und Kopien
Abbildung folgt
Abbildung 4: Kontrollweg für Daten und Kopien.
Quellen und praktische Anleitungen
HmbBfDI: Bewerberdatenschutz →
Quellenstand: 23.10.2026. Funktionsumfang und Voraussetzungen richten sich nach dem eingerichteten Zugang.