DEIN PRAXISLEITFADEN
Dein Weg durch den Leitfaden
Wähle den Schritt, der für deine aktuelle Aufgabe wichtig ist.
01 · EINEN ABLAUF AUSWÄHLEN
Beginne mit einer wiederkehrenden Unterbrechung.
Nicht alles gleichzeitig umstellen.
Eine Anfrage vom Eingang bis zur Rückmeldung betrachten
Nimm mit deinem Team einen konkreten Vorgang durch: Wo kam der Bedarf an, wer übernahm ihn und welche Angaben mussten später nochmals gesucht werden? Notiere dabei echte Übergaben, keine geschätzten Einsparpotenziale. Daraus ergibt sich, welchen Arbeitsschritt ihr zuerst vereinheitlicht.
Lege fest, wo der fachliche Stand gepflegt wird. Für eine Kundenanfrage gehören Anforderungen und Kandidatenvorstellung zusammen. Eine zusätzliche persönliche Liste kann kurzfristig helfen, darf aber den gemeinsamen Vorgang nicht widersprüchlich machen.
- Wähle einen realen Vorgang aus der letzten Woche.
- Markiere doppelte Erfassung und fehlende Übergaben.
- Vereinbare einen konkreten ersten Verbesserungsschritt.
Arbeitsablauf einer Kundenanfrage
Abbildung folgt
Abbildung 1: Arbeitsablauf einer Kundenanfrage.
02 · ANFRAGENAUFNAHME VEREINFACHEN
Prüfe die eingerichtete KI-Unterstützung für Kundenanfragen.
Vorarbeit abgeben, Ergebnis kontrollieren.
Geeignete E-Mails gezielt verarbeiten
Für erkennbare direkte Kundenanfragen kann die eingerichtete KI-Verarbeitung Informationen aus weitergeleiteten E-Mails übernehmen. Voraussetzung sind die aktivierte Funktion und ein zuvor verknüpftes Benutzerpostfach. Prüfe die dokumentierten Bedingungen, bevor du den Ablauf im Team einführst.
Nach der Anlage kontrolliert die zuständige Person den Bedarf und die Zuordnung. Eine fehlende Schichtinformation muss weiterhin geklärt werden. Die Unterstützung ersetzt die manuelle Übertragung geeigneter Angaben, aber nicht die fachliche Verantwortung für eine belastbare Anfrage.
- Prüfe Aktivierung und Postfachzuordnung.
- Nutze einen passenden Direktanfrage-Fall zum Test.
- Kontrolliere das angelegte Ergebnis vor der Bearbeitung.
KI-unterstützte Anfrageaufnahme
Abbildung folgt
Abbildung 2: KI-unterstützte Anfrageaufnahme.
03 · KANDIDATENPRÜFUNG VORBEREITEN
Nutze den gemeinsamen Bestand statt wieder bei null zu beginnen.
Matching unterstützt die Auswahl.
Offene Angaben dort klären, wo sie gebraucht werden
Prüfe Kandidaten an der konkreten Anfrage. Wenn die KI-Bewerbereignung aktiviert ist, kann dein Team die Einschätzung und deren Erläuterung als zusätzliche Orientierung nutzen. Vergleiche diese immer mit dem tatsächlichen Bedarf und den vorhandenen Daten.
Klärt fehlende Verfügbarkeit, Qualifikation oder Einsatzbedingungen vor der Vorstellung. Eine Kollegin soll erkennen können, was bestätigt ist und was noch geprüft werden muss. Das reduziert unnötige Rückfragen an die Person, die den Kandidaten zuerst gesprochen hat.
- Prüfe die Anforderungen der Anfrage.
- Lies die vorhandenen Kandidatenangaben.
- Kläre offene Punkte vor dem Profilversand.
Anfragebezogene Kandidatenprüfung
Abbildung folgt
Abbildung 3: Anfragebezogene Kandidatenprüfung.
04 · NACHARBEIT SICHTBAR MACHEN
Lass offene Rückmeldungen nicht im Kopf hängen.
Erinnerungen unterstützen, Gespräche führt dein Team.
Automatische Aufgaben passend konfigurieren
Prüfe, welche eingerichteten automatischen Aufgaben zu euren wiederkehrenden Nacharbeiten passen. Beispielsweise können offene Rückmeldungen im Vermittlungsprozess einen Folgekontakt erfordern. Die Aufgaben unterstützen diesen Schritt; sie erledigen weder das Telefonat noch die Entscheidung.
Beachte die zeitversetzte Systemverarbeitung. Eine konfigurierte Zeit ist kein sekundengenauer Ausführungszeitpunkt. Prüft nach einer Arbeitswoche an echten Fällen, ob die Aufgaben den richtigen Personen helfen oder nur zusätzliche Listen erzeugen, und passt die Konfiguration entsprechend an.
- Wähle relevante Nacharbeitsanlässe.
- Stimme Zuständigkeit und passende Zeiträume ab.
- Prüfe erzeugte Aufgaben und tatsächliche Erledigung.
Automatische Aufgaben für offene Rückmeldungen
Abbildung folgt
Abbildung 4: Automatische Aufgaben für offene Rückmeldungen.
Quellen und praktische Anleitungen
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Quellenstand: 23.10.2026. Funktionsumfang und Voraussetzungen richten sich nach dem eingerichteten Zugang.