Kundenstatus und Struktur bewusst pflegen

Prüfe vor einer Neuanlage, ob das Unternehmen bereits im Bestand vorhanden ist. Kläre, welche Betriebsstätte und welcher Ansprechpartner gemeint sind. Eine andere Einsatzadresse ist nicht automatisch eine andere Kundenbeziehung.

Ordne die Firma dem tatsächlichen Beziehungsstand zu: Interessent, Kunde oder ehemaliger Kunde. Diese Einordnung unterstützt die gemeinsame Arbeit, sagt aber nichts über eine rechtliche Kontaktfreigabe aus. Lege außerdem fest, wer den Datensatz fachlich aktuell hält.

1. Suche zunächst nach Firma und Standort.
2. Prüfe die passende Betriebsstätte.
3. Stimme Zuständigkeit und Kundenstatus im Team ab.

Abbildung 1: Firmenakte mit Beziehungsstand.

Kontakt, Aufgabe und Bedarf unterscheiden

Notiere Kundenkommunikation dort, wo die Beziehung geführt wird. Trenne eine abgeschlossene Kontaktaufnahme von einer noch offenen Aufgabe. Für eine Rückfrage legst du fest, wer sie übernimmt und wann sie fällig ist.

Wird aus dem Gespräch ein konkreter Personalbedarf, gehört er in eine Anfrage. Der weitere Kandidatenprozess bleibt damit mit dem Kunden verknüpft. Eine Aufgabenbeschreibung allein ist kein Ersatz für die Anforderungen, gegen die Kandidaten geprüft werden sollen.

1. Dokumentiere das Gespräch mit seinem Ergebnis.
2. Lege offene Arbeit mit Zuständigkeit an.
3. Erfasse konkreten Personalbedarf als Anfrage.

Abbildung 3: Kontaktverlauf mit nächster Aufgabe.