DEIN PRAXISLEITFADEN
Dein Weg durch den Leitfaden
Wähle den Schritt, der für deine aktuelle Aufgabe wichtig ist.
01 · Kontakt vorbereiten
Gib jeder Nachricht einen konkreten Anlass.
Der Kandidat muss erkennen, wer schreibt, worum es geht und was als Nächstes passieren soll.
Beginne mit dem Einsatz statt mit einer Floskel.
Prüfe vor dem ersten Kontakt, auf welche Stelle sich die Person beworben hat und welche Angaben fehlen. Nenne Tätigkeit, Arbeitsort und einen verständlichen nächsten Schritt. Eine Nachricht wie „Bitte melden“ lässt den Kandidaten mit der eigentlichen Frage allein.
Lege für deine Niederlassung fest, wer neue Bewerbungen bearbeitet und wer bei Abwesenheit übernimmt. Das ist eine Arbeitsvereinbarung, keine automatische Produktfunktion. Halte den Text kurz genug für die gewählte Kontaktart. Ein ausführlicher Anhang hilft nicht, wenn eigentlich nur der mögliche Arbeitsbeginn geklärt werden muss.
- Prüfe Stelle, vorhandene Kontaktdaten und den konkreten Klärungsbedarf.
- Formuliere eine Nachricht mit Absender, Anlass und genau einer verständlichen Bitte.
- Einsatz konkret nennen
- Einen nächsten Schritt anbieten
- Zuständigkeit im Alltag klären
Kontaktvorbereitung
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Abbildung 1: Kontaktvorbereitung · 1440 × 960 px · 3:2.
02 · Verlauf dokumentieren
Mach für Kollegen sichtbar, was schon passiert ist.
Ein Kontaktversuch und ein erfolgreich geführtes Gespräch sind unterschiedliche Ergebnisse.
Nutze den Kommunikationsverlauf am Bewerber.
In talent.Flow kannst du am Bewerber Kommunikation anlegen und Kontaktart, Ergebnis und einen internen Kommentar erfassen. Der Kommentar wird nicht als Nachricht an die Person verschickt. So lassen sich Gesprächsergebnisse dokumentieren, ohne interne Notizen versehentlich als Kommunikation zu behandeln.
Halte fest, was vereinbart wurde: beispielsweise Rückruf am Nachmittag oder eine noch offene Frage zur Nachtschicht. Schreibe sachlich und nur so ausführlich wie nötig. Die Dokumentation soll dem nächsten Kollegen helfen, den Kontakt sinnvoll fortzusetzen, statt den Kandidaten dieselben Grundlagen erneut abzufragen.
- Erfasse den Kontakt und sein tatsächliches Ergebnis am Kandidaten.
- Lies vor einem weiteren Anruf die bisherigen Einträge und knüpfe an die letzte Vereinbarung an.
- Versuch und Gespräch unterscheiden
- Interne Notiz bleibt intern
- An Vereinbarungen anknüpfen
Kommunikationsverlauf
Abbildung folgt
Abbildung 2: Kommunikationsverlauf · 1440 × 960 px · 3:2.
03 · Kanal passend wählen
Nutze den Kontaktweg, der eingerichtet und geeignet ist.
WhatsApp, SMS und E-Mail sind keine austauschbaren Wege ohne Voraussetzungen.
Prüfe Kontaktmöglichkeit und Versandbedingungen.
Für SMS und WhatsApp benötigt talent360 eine geeignete Mobilnummer und eine entsprechende Einrichtung. Wenn mehrere mobilfähige Nummern hinterlegt sind, prüfe vor dem Versand den Empfänger. Ein vorhandener Kontakt ist nicht automatisch die richtige Nummer für den aktuellen Anlass.
Bei einer gemeinsamen Ansprache mehrerer Kandidaten braucht es eine sorgfältige Auswahl. Für beginnende WhatsApp-Massenansprachen gelten freigegebene Vorlagen; freie Texte sind dafür nicht beliebig verwendbar. Prüfe außerdem die anwendbaren Einwilligungs- und Kontaktregeln. Technische Versandmöglichkeit und zulässige Ansprache sind zwei getrennte Fragen.
- Kontrolliere Nummer, verfügbaren Kanal und erforderliche Freigaben.
- Prüfe bei Sammelansprachen die Empfängerauswahl und die für den Kanal vorgesehene Vorlage.
- Keine Ansprache ohne Anlass
- Empfänger vor Versand prüfen
- Kanalregeln berücksichtigen
Nachricht mit geprüftem Empfänger
Abbildung folgt
Abbildung 3: Nachricht mit geprüftem Empfänger · 1440 × 960 px · 3:2.
04 · Rückmeldungen bearbeiten
Beende die Nachricht nicht ohne nächsten Arbeitsschritt.
Antworten sind erst hilfreich, wenn daraus eine klare Vereinbarung für den Bewerbungsprozess wird.
Kläre, was der Kandidat jetzt erwarten kann.
Prüfe die Rückmeldung im Zusammenhang mit der ursprünglichen Stelle. Hat die Person Interesse, aber keinen passenden Arbeitsweg, ist das eine andere Situation als eine Absage an jede weitere Zusammenarbeit. Frage die konkrete Lücke nach, statt Rückmeldungen vorschnell zu vereinheitlichen.
Vereinbare anschließend einen Termin, eine weitere Klärung oder einen nachvollziehbaren Abschluss. Dokumentiere das Ergebnis im Bestand. Prüfe regelmäßig eine kleine Stichprobe neuer Bewerbungen: War der nächste Schritt verständlich, war eine Rückfrage offen und hat jemand die Verantwortung übernommen? Versprich dabei weder eine garantierte Antwort noch das Ende von Ghosting.
- Lies die Antwort und gleiche sie mit den offenen Fragen ab.
- Halte den vereinbarten nächsten Schritt fest und bearbeite offene Kontakte in deiner Arbeitsroutine.
- Rückmeldung einordnen
- Erwartungen klar machen
- Keine Kontaktgarantie versprechen
Nächster Schritt am Bewerber
Abbildung folgt
Abbildung 4: Nächster Schritt am Bewerber · 1440 × 960 px · 3:2.
Quellen und praktische Anleitungen
Massenansprachen an Bewerber versenden →
Quellenstand: 23.10.2026. Funktionsumfang und Voraussetzungen richten sich nach dem eingerichteten Zugang.