DEIN PRAXISLEITFADEN
Dein Weg durch den Leitfaden
Wähle den Schritt, der für deine aktuelle Aufgabe wichtig ist.
01 · KONTAKTLÜCKEN FINDEN
Beginne mit bekannten Firmen ohne aktuellen Austausch.
Nicht jede stille Kundenbeziehung ist verloren.
Letzten Kontakt statt Erinnerung prüfen
Öffne die Firmenliste und prüfe den erfassten letzten Kontakt. Mit dem Filter „Ohne Kontakt seit“ kannst du eine passende Auswahl bilden. Betrachte dabei auch Kundenranking und Zuständigkeit: Eine längere Pause muss nicht bei jedem Kunden gleich dringlich sein.
Wenn ihr Kontakte bisher nicht konsequent dokumentiert habt, ist die Anzeige zunächst ein Hinweis auf fehlende Erfassung. Frage im Team nach, bevor du einen Kunden als inaktiv einstufst. Ein interner Vermerk ersetzt keinen dokumentierten externen Kontakt.
- Grenze die Liste auf deinen Verantwortungsbereich ein.
- Prüfe letzte Kommunikation und vorhandene Anfragen.
- Wähle eine bearbeitbare Kontaktliste für diese Woche.
Firmenliste mit letztem Kontakt
Abbildung folgt
Abbildung 1: Firmenliste mit letztem Kontakt.
02 · ANLASS VORBEREITEN
Rufe mit einem konkreten Bezug an.
Die alte Geschäftsbeziehung ist der Einstieg, nicht das Angebot.
Bedarf und Kandidatenbestand verbinden
Lies vor dem Gespräch die letzte Kundenkommunikation und den dokumentierten Vorstellungsverlauf. Was wurde damals gesucht, welche Rückmeldung gab es und welche Frage blieb offen? Bereite daraus einen kurzen, sachlichen Gesprächseinstieg vor.
Hast du einen aktuell verfügbaren Kandidaten, der fachlich zum Unternehmen passen könnte, prüfe die initiative Vorstellung bei der Firma. Dafür braucht es keine aktive Anfrage. Kläre vorher Interesse, Datenfreigabe und die Eignung des gewählten Kontaktwegs; eine frühere Zusammenarbeit ist keine pauschale Werbeeinwilligung.
- Prüfe den bisherigen Kundenbedarf.
- Kläre beim Kandidaten aktuelle Verfügbarkeit und Interesse.
- Formuliere einen Anlass statt einer allgemeinen Leistungsbroschüre.
Firma mit Vorschlägen und Kontaktverlauf
Abbildung folgt
Abbildung 2: Firma mit Vorschlägen und Kontaktverlauf.
03 · GESPRÄCH DOKUMENTIEREN
Halte die Rückmeldung so fest, dass sie weiterhilft.
Ein Nein und ein später sind unterschiedliche Ergebnisse.
Aus dem Gespräch folgt eine Aufgabe
Erfasse das Telefonat am Firmenkontakt und beschreibe das sachliche Ergebnis: kein aktueller Bedarf, andere gesuchte Berufsgruppe oder ein vereinbarter nächster Austausch. Trenne deine Einschätzung von der tatsächlichen Aussage des Kunden.
Für einen späteren Kontakt kannst du die Firma im Follow-up auf Wiedervorlage setzen. Hinterlege ein passendes Datum und einen kurzen Anlass. Die Wiedervorlage blendet den Eintrag dort vorübergehend aus; sie löscht die Firma nicht und verändert nicht ihre gesamte Kundenhistorie.
- Dokumentiere das erreichte Gespräch.
- Halte neue Anforderungen oder Ansprechpartner fest.
- Vereinbare einen realistischen Folgetermin.
Follow-up mit datierter Wiedervorlage
Abbildung folgt
Abbildung 3: Follow-up mit datierter Wiedervorlage.
04 · BEZIEHUNG WEITERFÜHREN
Arbeite mit dem neuen Stand weiter.
Reaktivierung endet nicht beim ersten Rückruf.
Bedarf, Vorstellung oder späterer Kontakt
Entsteht konkreter Personalbedarf, lege ihn als Anfrage an und führe passende Kandidaten dort weiter. Geht es nur um ein erstes Interesse an einem Kandidaten, bleibt die initiative Vorstellung bei der Firma der passende Zusammenhang.
Prüfe nach der vereinbarten Zeit, ob der nächste Schritt stattgefunden hat. Eine erledigte Aufgabe allein beweist keinen Kundenkontakt. Entscheidend ist, dass dein Team aus dem dokumentierten Verlauf erkennt, ob es eine Anfrage bearbeiten, ein Profil nachfassen oder vorerst abwarten soll.
- Überführe konkreten Bedarf in eine Anfrage.
- Pflege den Vorstellungsstatus an Firma oder Anfrage.
- Prüfe den vereinbarten nächsten Kontakt im Team.
Vom Kundenkontakt zur neuen Anfrage
Abbildung folgt
Abbildung 4: Vom Kundenkontakt zur neuen Anfrage.
Quellen und praktische Anleitungen
Kommunikation mit Firmen-Kontakten →
Quellenstand: 23.10.2026. Funktionsumfang und Voraussetzungen richten sich nach dem eingerichteten Zugang.