DEIN PRAXISLEITFADEN
Dein Weg durch den Leitfaden
Wähle den Schritt, der für deine aktuelle Aufgabe wichtig ist.
01 · BESTAND ORDNEN
Sieh zuerst, welche Anfragen wirklich offen sind.
Starte mit einer überschaubaren Arbeitsliste.
Eine Anfrage, ein nachvollziehbarer Stand
Öffne den Bereich Anfragen und grenze die Liste auf die verantwortliche Niederlassung oder Person ein. Prüfe anschließend die offenen Vorgänge: Ist der Bedarf noch aktuell, gibt es bereits versendete Profile oder wartet dein Team auf eine Rückmeldung?
Lege für den morgendlichen Abgleich eine feste Reihenfolge fest: zuerst laufende Kundenprozesse mit Rückmeldebedarf, danach neue Bedarfe. Das ist eine Arbeitsregel für dein Team, keine automatische Prioritätsbewertung der Software.
- Stimme offene Bedarfe im Kundengespräch ab.
- Korrigiere veraltete Angaben an der Anfrage.
- Benenne je Vorgang den nächsten Bearbeitungsschritt.
- Nicht jede neue E-Mail ist ein neuer Auftrag.
- Ein überholter Bedarf gehört nicht in die Tagesplanung.
Anfragenübersicht mit Zuständigkeit
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Abbildung 1: Anfragenübersicht mit Zuständigkeit.
02 · BESETZBARKEIT PRÜFEN
Verbinde Dringlichkeit mit deinem Kandidatenbestand.
Eine schnelle Zusage braucht eine überprüfbare Grundlage.
Vom Bedarf in das Matching
Öffne die konkrete Anfrage und prüfe die vorgeschlagenen Kandidaten. Vergleiche die hinterlegten Anforderungen mit den vorhandenen Angaben. Ein passender Beruf allein sagt noch nicht, ob Arbeitsort, Verfügbarkeit und Einsatzbedingungen zusammenpassen.
Wenn die KI-Bewerbereignung für deinen Account aktiviert ist, kannst du ihre Einschätzung und Erläuterung ergänzend nutzen. Bei zu wenig Daten klärt dein Team die offenen Punkte; die Bewertung ersetzt weder das Gespräch noch deine Entscheidung.
- Prüfe zuerst die zwingenden Anforderungen.
- Kläre fehlende Angaben vor einem Profilangebot.
- Markiere für dich, welche Anfragen bereits bearbeitbare Kontakte haben.
Anfrage mit Kandidatenmatching
Abbildung folgt
Abbildung 2: Anfrage mit Kandidatenmatching.
03 · NÄCHSTEN SCHRITT FESTLEGEN
Aus deiner Auswahl wird konkrete Arbeit.
Trenne Kandidatenprüfung, Kundenrückfrage und Nachfassen.
Nicht alles heißt: Profil versenden
Wähle pro Anfrage die Handlung, die sie tatsächlich weiterbringt. Bei einem passenden Kandidaten bereitest du die Vorstellung vor. Bei unklarer Schicht oder Einsatzadresse klärst du zuerst den Bedarf mit dem Kunden. Bei bereits versendetem Profil fehlt vielleicht nur das Feedback.
Pflege den weiteren Vorstellungsstatus an der Firma oder Anfrage. Die Versandübersicht beim Bewerber dokumentiert den Verlauf, ist aber nicht der Ort für die Statusbearbeitung. So sieht die Vertretung, woran der Vorgang gerade hängt.
- Öffne den zugehörigen Vorstellungsprozess.
- Dokumentiere erhaltenes Feedback im passenden Status.
- Halte eine noch offene Rückfrage als Aufgabe nach.
Vorstellungsprozess einer Anfrage
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Abbildung 3: Vorstellungsprozess einer Anfrage.
04 · REIHENFOLGE ÜBERPRÜFEN
Prüfe, wo Anfragen liegen bleiben.
Eine Priorität gilt nicht automatisch die ganze Woche.
Mit Reaktionszeiten nachsteuern
Nutze die Reports im Modul Anfragen, um den Weg vom Bedarf zum Profil und weiter zum Interview zu betrachten. Wähle einen nachvollziehbaren Zeitraum und denselben Verantwortungsbereich, bevor du Ergebnisse vergleichst.
Besprich auffällige Vorgänge anhand echter Fälle: fehlende Kandidatenangaben, ungeklärter Bedarf oder ausstehendes Kundenfeedback. Leite daraus eine konkrete Änderung für die nächste Woche ab. Eine längere Reaktionszeit allein erklärt noch nicht ihre Ursache.
- Wähle Zeitraum und Verantwortungsbereich.
- Prüfe einzelne offene Vorgänge hinter der Auswertung.
- Ändere eine erkennbare Engstelle statt aller Regeln zugleich.
Anfragenreport mit Reaktionszeiten
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Abbildung 4: Anfragenreport mit Reaktionszeiten.
Quellen und praktische Anleitungen
Firmen-Anfragen erstellen, verschieben, bearbeiten, kopieren und löschen →
Aufgaben anlegen, bearbeiten und löschen →
Bereich Reports im Modul Anfragen →
Quellenstand: 23.10.2026. Funktionsumfang und Voraussetzungen richten sich nach dem eingerichteten Zugang.