Das Wichtigste in 30 Sekunden
Eine neue Kundenanfrage ist eine Vertriebschance. Bevor das Team Zeit und Budget investiert, sollten Bedarf, Konditionen und verfügbare Kandidaten zusammen betrachtet werden. Besetzbarkeit und Ertrag gehören in dieselbe Entscheidung.
- Kläre Qualifikation, Einsatzort, Start und Bedingungen.
- Prüfe den Kandidatenbestand vor zusätzlichem Recruiting.
- Entscheide bewusst, welche Anfrage sich wirtschaftlich bearbeiten lässt.
Wann ist eine Kundenanfrage besetzbar?
Eine Anfrage ist besetzbar, wenn du im Moment der Annahme benennen kannst, welche Person oder welche Personengruppe du dafür anbieten willst. Nicht namentlich, aber nach Berufsbild, Region und Verfügbarkeit. Fehlt diese Antwort, nimmst du keinen Auftrag an, sondern einen Suchauftrag mit offenem Ausgang.
Das ist der Unterschied, an dem sich alles andere entscheidet. Eine Anfrage ist ein gemeldeter Bedarf, ein Auftrag ist die verbindliche Bestellung. Wer beides gleich behandelt, kann hinterher nicht sagen, wie viele Anfragen tatsächlich zu Besetzungen führen.
Eine Kundenanfrage beschreibt einen Bedarf. Ob daraus ein verbindlicher Auftrag und später eine Besetzung entsteht, sind getrennte Schritte.
In der Praxis verschwimmt die Grenze, weil der Kunde am Telefon selten sagt, in welchem Zustand er ist. Er beschreibt einen Bedarf und erwartet eine Reaktion.
Die Einordnung musst du treffen. Wer zu früh sucht, verbrennt Zeit für einen Bedarf, der nie verbindlich wird. Wer zu spät sucht, verliert die Besetzung an einen schnelleren Anbieter.
Welche vier Kriterien entscheiden über die Annahme?
Umsatz, Besetzbarkeit, Marge und Aufwand. Sie werden getrennt bewertet und nicht zu einem Gefühl verrechnet. Erst zusammen zeigen sie, ob eine Anfrage den Betrieb weiterbringt oder ob sie nur Beschäftigung erzeugt, die an anderer Stelle fehlt. Drei der vier Werte kennst du vor der Zusage.
Auf einen Blick
| Kriterium | Frage vor der Annahme | Woran du es festmachst |
|---|---|---|
| Besetzbarkeit | Habe ich das Berufsbild in dieser Region verfügbar | Treffer im eigenen Bestand mit aktueller Verfügbarkeit |
| Marge | Trägt der vereinbarte Satz die Kosten bis zum Einsatzende | Verrechnungssatz gegen Lohn, Nebenkosten, Ausfallzeiten und Zuschlagsstufen |
| Aufwand | Wie viele Disponentenstunden bindet diese Anfrage | Zahl der nötigen Vorstellungen, Nachweise, Abstimmungen und Einsatzorte |
| Umsatz | Wie lange läuft der Einsatz und wie viele Personen | Zeitraum, Menge und Wahrscheinlichkeit einer Verlängerung |
Die Reihenfolge ist bewusst so gewählt. Besetzbarkeit steht vorn, weil sie die einzige Größe ist, die du nicht verhandeln kannst. Ein guter Satz auf einer Anfrage, die du nicht besetzen kannst, ist kein guter Satz. Er ist eine Absage mit Verzögerung.
Der Aufwand wird am häufigsten unterschätzt. Eine Anfrage mit drei Einsatzorten, zwei Ansprechpartnern und einem Zugangsnachweis kostet ein Vielfaches einer Anfrage mit einem Werk und einer festen Schicht. Beide erscheinen in der Auswertung als eine Anfrage.
Deshalb lohnt es sich, den Aufwand einmal grob zu bepreisen. Rechne, wie viele Stunden dein Innendienst im Schnitt bis zur ersten Vorstellung braucht und multipliziere sie mit deinem internen Stundensatz. Diese Zahl macht sichtbar, warum eine Anfrage mit knapper Marge und hohem Aufwand teurer sein kann als eine abgelehnte.
Warum entscheidet der Rückkanal aus dem Recruiting?
Weil die Besetzbarkeit im Kandidatenbestand liegt und nicht im Vertriebsgespräch. Ein Disponent, der beim Kunden am Telefon sitzt, braucht eine Antwort auf eine einzige Frage: Was können wir heute besetzen. Ohne diese Antwort ist jede Zusage eine Wette auf eine Suche, die noch nicht begonnen hat.
Dieser Rückkanal ist in vielen Betrieben unterbrochen. Die Kundenseite liegt im einen System, die Kandidatenseite im anderen. Bei jeder Anfrage wird gewechselt und weil das Zeit kostet, wird es im Tagesgeschäft übersprungen. Die Folge ist Mediabudget für Kandidaten, die bereits im eigenen Bestand liegen.
Konkret braucht der Rückkanal drei Angaben je Berufsbild und Region: Zahl der aktiven Kandidaten, gültige Verfügbarkeit und Erreichbarkeit des Einsatzorts. Mehr nicht. Wie diese Verbindung im Ablauf aussieht, beschreibt Vertrieb und Recruiting: Warum der Rückkanal entscheidet.
Es geht dabei nicht um eine Prognose, sondern um eine Momentaufnahme. Niemand erwartet vom Vertrieb, dass er die Besetzung garantiert. Erwartbar ist, dass er den Unterschied zwischen einem vorhandenen und einem zu suchenden Berufsbild kennt, bevor er einen Termin zusagt.
Was passiert, wenn du zu viele Anfragen annimmst?
Für die Auftragsannahme
Wenn mehr Anfragen angenommen werden, als das Team realistisch bearbeiten kann, bleiben Vorgänge liegen. Kommuniziere deshalb, ob du eine Besetzung zusagst oder zunächst die Suchmöglichkeiten prüfst. Wiederholte, nicht eingehaltene Zusagen können die Kundenbeziehung belasten.
Die Quote allein ist dabei kein guter Steuerungswert. Sie lässt sich verbessern, indem du nur noch einfache Anfragen annimmst. Deshalb gehört immer die absolute Zahl angenommener Aufträge daneben. Die Besetzungsquote braucht einen klar definierten Nenner und Zeitraum. Betrachte zusätzlich Volumen und wirtschaftliches Ergebnis.
Der Wunsch, neue Kunden zu gewinnen, kann zu vorschnellen Zusagen führen. Gerade deshalb braucht die Annahmeentscheidung feste Kriterien. Eine Vertriebschance ist wertvoll, wenn Bedarf, Besetzbarkeit und erwarteter Ertrag zusammenpassen.
Ein Nebeneffekt fester Kriterien wird oft übersehen. Sie entlasten das Gespräch mit dem Kunden. Eine Ablehnung mit Begründung ist für den Einkauf eine verwertbare Information. Eine Zusage, die nach drei Wochen ohne Vorstellung endet, ist es nicht. Kunden merken sich den zweiten Fall länger.
Wie triffst du die Entscheidung im Tagesgeschäft?
Mit einer kurzen Vorprüfung und einem dokumentierten nächsten Schritt. Vier Fragen helfen dabei; fehlt eine belastbare Antwort, muss sie nach dem Gespräch geklärt werden.
Wenn zwei der vier Kriterien nicht beantwortbar sind, wird die Anfrage nicht abgelehnt, sondern zurückgestellt. Der Kunde bekommt dafür einen Termin und keine vage Zusage.
- Bestand prüfen, bevor du zusagst. Ein Blick auf Berufsbild, Region und Verfügbarkeit. Wenn dort nichts steht, sag das offen und nenne, wann du dich meldest.
- Satz gegen die Laufzeit rechnen. Läuft der Einsatz über einen Stichtag mit steigenden Lohnkosten, gehört die Anpassung vorher in die Vereinbarung.
- Aufwand benennen. Einsatzorte, Nachweise, Ansprechpartner. Drei Fragen, die den Unterschied zwischen zwei scheinbar gleichen Anfragen sichtbar machen.
- Entscheidung festhalten. Angenommen, zurückgestellt oder abgelehnt, jeweils mit Grund. Ohne diesen Grund lernt der Betrieb aus keiner Ablehnung.
Eine ergänzende Einordnung zur Priorisierung steht im verlinkten Beitrag Anfragen priorisieren. Wie Vertrieb und Recruiting an einer Stelle zusammenlaufen, zeigt die Plattformseite Vertrieb.
Ein letzter Punkt betrifft die Auswertung. Wenn du Annahme, Zurückstellung und Ablehnung mit Grund festhältst, hast du nach einem Quartal eine Liste, die mehr wert ist als jede Marktstudie.
Sie zeigt dir, welche Berufsbilder du regelmäßig nicht besetzen kannst und bei welchen Kunden die Marge zu knapp wird. Beides sind Vertriebsentscheidungen für das nächste Jahr und keine Bauchgefühle.
Welche Quellen liegen der Einordnung zugrunde?
Die vier Kriterien sind eine betriebliche Entscheidungshilfe und kein allgemeiner Branchenbenchmark. Die verlinkte Verbandsstudie liefert zusätzlichen Kontext zur Personalvermittlung; ihre Ergebnisse sind nicht automatisch auf jeden Zeitarbeitsbetrieb übertragbar.
- Barometer Personalvermittlung 2025 · Gesamtverband der Personaldienstleister · index Research · Erhebung Juni und Juli 2025 · 370 Unternehmen und 354 Personalvermittler
