Das Wichtigste in 30 Sekunden
Die elektronische Führung ergänzender Entgeltunterlagen ist bereits vorgeschrieben. Eine bewilligte Befreiung kann Zeiträume bis Ende 2026 betreffen. Plane deshalb mit der Lohnbuchhaltung die elektronische Ablage ab Januar 2027; ein Antrag zum Jahresende verlängert diese Übergangsregel nicht.
- Befristete Befreiungen reichen bis Ende 2026.
- Dokumentart und Zeitraum vor einer Digitalisierung prüfen.
- Ablage und Zugriff mit der Lohnbuchhaltung klären.
Was endet am 31. Dezember 2026?
Nach § 8 Absatz 2 und 3 BVV gehören bestimmte Nachweise elektronisch zu den Entgeltunterlagen. Die befristete Befreiungsmöglichkeit reicht bis Ende 2026. Der Termin ist keine Möglichkeit, sich durch einen Antrag noch dauerhaft über 2026 hinaus befreien zu lassen.
Für die Geschäftsführung ergibt sich daraus eine konkrete Aufgabe: Lass dir zeigen, welche ergänzenden Unterlagen bereits elektronisch geführt werden, welche Befreiung gegebenenfalls vorliegt und wie neue Nachweise ab Januar abgelegt werden. Dabei geht es um den gesamten Weg vom Eingang bis zur prüfbaren Ablage.
Welche Unterlagen gehören dazu?
Die verbindliche Aufzählung steht in § 8 Absatz 2 BVV. Dazu zählen beispielsweise bestimmte Nachweise zum Beschäftigungsstatus, Meldungen und Erklärungen geringfügig Beschäftigter. Prüfe die Liste gemeinsam mit der Lohnbuchhaltung für eure Beschäftigungsverhältnisse.
Ein Ordner mit beliebig benannten Scans reicht als Prozessbeschreibung nicht aus. Zu jeder relevanten Dokumentart muss klar sein, wer sie erhält, welchem Beschäftigten sie zugeordnet wird und wie sie bei einer Prüfung auffindbar ist. Die elektronische Erfassung regelt ergänzend § 9 BVV.
Müssen sämtliche alten Papierakten eingescannt werden?
Vor der Umstellung klären
Leite aus der Umstellung keine pauschale Pflicht ab, das gesamte historische Papierarchiv nachzuscannen. Entscheidend sind Dokumentart, Zeitraum und eine gegebenenfalls bewilligte Befreiung. Die Deutsche Rentenversicherung erläutert die zeitliche Abgrenzung in ihren Unterlagen zur Digitalisierung der Betriebsprüfung.
Lass den konkreten Bestand fachlich einordnen, bevor ihr ein Scanprojekt startet oder Originale vernichtet. Die elektronische Aufbewahrung ergänzender Entgeltunterlagen und die elektronische Übermittlung im Rahmen einer Betriebsprüfung sind unterschiedliche Anforderungen.
Eine Befreiung für einen Bereich sollte deshalb nicht ungeprüft auf den anderen übertragen werden.
Wie wird daraus ein verlässlicher Ablauf?
Auf einen Blick
| Schritt | Was im Betrieb geklärt sein muss |
|---|---|
| Bestand prüfen | Welche betroffenen Dokumentarten kommen heute auf Papier oder digital an? |
| Verantwortung festlegen | Wer ordnet die Unterlagen zu und prüft, ob sie vollständig sind? |
| Ablage testen | Können berechtigte Personen die Unterlagen finden und lesbar bereitstellen? |
| Übergang planen | Wie funktioniert die elektronische Führung spätestens nach dem Ende einer Befreiung? |
| Aufbewahrung klären | Welche Fristen, Zugriffsrechte und Regeln für Originale gelten? |
Teste den Ablauf an einem tatsächlichen Beschäftigungsfall. Kommt ein Nachweis per E-Mail, muss er anschließend dort auffindbar sein, wo die Lohnbuchhaltung und die Prüfung ihn benötigen. Bleibt er nur im persönlichen Postfach, ist der Prozess noch nicht abgeschlossen.
Was sollte die Geschäftsführung jetzt entscheiden?
Die zentrale Entscheidung betrifft Zuständigkeit, Zeit und Umsetzung. Warte mit der Vorbereitung nicht bis Januar. Kläre mit der Lohnbuchhaltung, dem eingesetzten Abrechnungssystem und gegebenenfalls dem zuständigen Prüfdienst die offenen Anforderungen.
Das ist zugleich ein guter Anlass, doppelte Erfassung zwischen Disposition, Personalverwaltung und Abrechnung zu prüfen. Welche Daten ein System führt und wie sie weitergegeben werden, sollte ausdrücklich vereinbart sein.
Unser Beitrag zu Schnittstellen in talent.Flow behandelt diese Abstimmung aus Sicht der eingesetzten Systeme.
Wie hängen Aufbewahrung und Datenschutz zusammen?
Zugriff und Aufbewahrung gehören zur Planung. Berechtigte Personen müssen die Unterlagen während der vorgeschriebenen Fristen nutzen können. Gleichzeitig braucht ihr eine dokumentierte Regel, wann Daten nach Wegfall der Aufbewahrungsgründe gelöscht werden.
Bewerberdaten und Entgeltunterlagen sollten dabei nach ihrem jeweiligen Zweck behandelt werden. Eine gemeinsame Software allein bedeutet nicht, dass dieselben Zugriffsrechte und Fristen für alle Daten gelten. Die konkreten Vorgaben gehören mit der zuständigen Fachstelle abgestimmt.
Häufige Fragen
Kann ein Antrag Ende 2026 die Befreiung über 2026 hinaus verlängern?
Die hier beschriebene Übergangsregel reicht bis Ende 2026. Plane deshalb nicht mit einer Verlängerung durch einen Antrag kurz vor Jahresende.
Reicht es, Unterlagen auf einem Laufwerk zu speichern?
Entscheidend ist, ob Zuordnung, Lesbarkeit, Verfügbarkeit, Zugriffsrechte und die fachlichen Anforderungen erfüllt sind. Prüfe den konkreten Ablauf mit der Lohnbuchhaltung und dem eingesetzten System.
Wer sollte die Umstellung verantworten?
Die Lohnbuchhaltung sollte die fachlichen Anforderungen führen. Geschäftsführung, Personalverwaltung und IT klären gemeinsam Ressourcen, Zulieferung und technische Umsetzung.
Fachlicher Prüfstand: 21. Oktober 2026. Grundlage sind die verlinkten gesetzlichen Vorschriften und Erläuterungen der Deutschen Rentenversicherung. Für den Einzelfall sind insbesondere Dokumentart, Zeitraum und bewilligte Befreiungen zu prüfen.
